Tihti arvatakse, et töökoormust saab hinnata tunde järgi. Kuid kuidas on lugu tegelikult? Rääkisime Kaitseväe toetuse väejuhatuse materjali arvestuse ja planeerimise jaoskonna ülema major Martin Mäepere ning Kaitseressursside Ameti toetuse väejuhatuse personalijuhi Aldo Õunapuuga nende kogemusest töökoormuse kaardistamisel koostöös PersonaliDisainiga.
Hanna Jõgi: Milline oli selle projekti lähtekoht, mis ajendas töökoormusi kaardistama?
Aldo Õunapuu:
Ajastus oli selline, kus toimusid muudatused toetuse väejuhatuses – muutusid erinevate materjalivaldkondade eest vastutavate teenistujate ametikohtade asukohad struktuuris ning samades rollides olnud inimesed koondati ühte jaoskonda konkreetse juhtimise alla.
Projekti ettevõtmise otsusele aitas kaasa ka see, et uue struktuuriga tuli uus ülem, kes töö koormuse ja sisu kaardistamisest huvitus.
Martin Mäepere:
Seoses Kaitseväe arenemisega on viimaste aastate jooksul lisandunud meile ka mõned uued materjalivaldkonnad. Tegelik vajadus toob endaga kaasa veel lisaks uusi ülesandeid. Sageli öeldakse: „Pange ülesanded sinna, kus on vähem töökoormust,“ kuid objektiivselt on seda väga keeruline hinnata. Kuna valdkond oli mulle uue juhina uus, oleks ilmselt olnud väga keeruline seda õiget kohta leida, kellel see pool lauda tühi on. Ja kui lähed inimese käest küsima, kas tal on vähe tööd, siis ta seda ilmselt ei tunnista. Puudu oli tegelikult selgusest – teadlikkusest hetkeolukorrast.
Aldo Õunapuu:
Algselt, kui Kaitseväkke eraldiseisev valdkondade vastutavate rakuke loodi, viidi läbi küsitlus teenistujate hulgas. Seal paluti inimestel lihtsalt hinnata kui suur osa sinu tööajast moodustab näiteks see või teine tegevus. See oli subjektiivne ega näidanud tegelikku olukorda. Oli vajadus paremini aru saada valdkonna sisust ja tegevustest.
Inimesed on erinevad – mõni iseloomult veidi tagasihoidlikum ja vaiksem tegeleb oma asjadega kuskil kabinetis, ei käi suhtlemas ega näitamas, kui palju tal tegemist on. Juhul, kui nüüd ülemal puudub andmepõhine võrdlus ja arusaam töökoormusest, siis on suur tõenäosus, et lisanduvad ülesanded antakse neile, kes ise pole üle jõu käivast koormusest märku andnud ning ei kaeba.
Hanna Jõgi: Kuidas läks selle kaardistamise vajalikkuse selgitamine organisatsioonis?
Martin Mäepere:
Rääkisin sellest oma sektsiooniülematele töökoormuse ja lisaülesannete kontekstis, et on oluline, et saaksime aru, mida keegi teeb. Kuna ülemad olid juba teavitatud ja kaasatud, siis see tegi alluvate kommunikatsiooni ja kaasamise lihtsamaks.
Suhtlus teiega sujus ja ettevalmistused olid hästi tehtud, seega ei tekkinud ka tõrkeid. Kui inimesed näevad, kuidas asju ellu viiakse, tekib neil vähem vastuseisu.
Hanna Jõgi: Kuidas te PersonaliDisainini jõudsite ja miks otsustasite just meid valida?
Aldo Õunapuu:
Vajadus töökoormuse kaardistamise läbiviimiseks oli selge. Nüüd oli vaja see läbi viia. Teenuse tellimiseks/sisseostmiseks oli mitu põhjust, üheks nendest oli oletus, et sellistes küsimustes on inimesed tihti ausamad ja avatumad, kui küsimusi esitab nn kõrvalseisja, kellel puuduvad varasemad sidemed ja võibolla teatud mõttes ka eelarvamused.
Jõudmine PersonaliDisainini oli juhuse ja soovituse tulemus. Pidasin nõu teiste personalijuhtidega ja sealt tuli teie nimi. Kui vaatasin, mis teil kodulehel selle teenuse kohta kirjas oli, siis pakkumise küsimine tundus täiesti loogiline järgmine samm.
Martin Mäepere:
Kolmas osapool on oluline argument, mis annab sellistele projektidele usalduse. Ja aitab vältida isiklikke hinnanguid organisatsiooni sees ja, et inimesed jääksid kinni mõtetesse nagu „Tema küll tööd väga palju ei tee“.
Hanna Jõgi: Mis olid teie jaoks võtmeprotsessid või -kohad selles projektis?
Martin Mäepere:
Minul kindlasti see eeltöö ja sisu kaardistamise osa. Kaasatud olid sektsiooniülemad ja juhatajad ning sain juba selles eeltöö etapis päris palju infot selle kohta, mida nad kõike teevad oma tööülesannete kõrvalt. See oli äärmiselt oluline näha, kui palju aega kulub tegevustele, mis ei ole võib-olla otseselt meie ülesanded.
Aldo Õunapuu:
See taustatöö ja mudeli eeltöö detailsus, mis kohe silma ei paista, oli võib-olla suurem kui esialgu oleks oodanud.
Ja ma arvan, et kaardistamine andis tegelikult lisaks ülematele selgust ka töötajatele endile. Ma usun, et kui inimene ka ütleb, et „mul on tööd palju“, siis selle kaardistamise käigus mõtles ka sellele, kas on tööd palju või kulub aeg millegi peale ära.
Hanna Jõgi: Milline oli projektist saadud kasu ja tulemused?
Aldo Õunapuu:
Kaitsevägi areneb pidevalt, valdkondi ja materjali tuleb juurde. Tänu kaardistuse tulemustele on meil teadmine, et ei saa ülesandeid niimoodi võtta, et meil ei ole uut inimest. Me võime küll ülesandeid ringi jagada, aga meil ei ole täna ühtegi inimest, kes “poole ametikohaga” tööd teeks.
Saame öelda: “oleme just teinud kaardistamise ja selle alusel on selge, et meil ei ole „õhku“ sees”. Varem me aimasime, millised on inimeste koormused ja kui palju miski aega võtab, aga nüüd on meil selgus ja saame sellele viidata.
Martin Mäepere:
Tohutuid ümberkorraldusi otseselt sellest ei tulnud, aga teatud valdkonna muudatusi oleme teinud. Ja mõtleme kõige suurema sektsioonis jagamist kaheks, et ülema koormust vähendada.
Paraku pole kõiki asju võimalik lahendada sellega, et “üks inimene juurde, veel üks inimene juurde” – piirangud on alati peal.
Meil tuli välja ka see, et „muude tööülesannete“ osa on üllatavalt suur. Peame vaatama, millega tegelikult tegeletakse ja leidma võimalusi, kuidas seda “muu osa” vältida või teistmoodi teha.
Lisaks saime andmetega kinnitatud, et kõikide asjadega ei jõuta tegeleda ja see ei ei ole ainult ühe inimese mure, et lükatakse asju järgmisesse nädalasse.
Kui me tahame ülesandeid juurde võtta, siis peame ka protseduuriliselt või töökorralduslikult asju muutma.
Hanna Jõgi: Lõpetuseks, millise ühe sõna või mõttega võtaksite projekti kokku?
Martin Mäepere:
Teadlikkus. See aitas mul sisseelamisperioodil aru saada ülesannetest ja panusest, mida ametijuhendites kirjas pole. See aitas minna päris palju edasi ja sisseelamine läks tänu sellele oluliselt lihtsamaks.
Aldo Õunapuu:
Ma ütleks: hariv kogemus. Nii töökoormuse kaardistamise viisi mõttes, sest ma ei olnud sellega varem kokku puutunud, kui ka inimeste igapäevaste tegevuste kohta saadud info poolest.
Kokkuvõte
Töökoormuse pinnapealne hindamine (või selle täielik eiramine) võib viia kehvade juhtimisotsusteni.
Tajutud töökoormuse kaardistamine toob aga juhtidele ja töötajatele selgust, pakkudes usaldusväärseid andmeid tööülesannete ja töötajate koormuse tajumise kohta. See teadmine võimaldab organisatsioonil teha teadlikke otsuseid – kuidas jagada ülesandeid või keskenduda olemasolevate protsesside optimeerimisele.
Nagu Martin Mäepere ja Aldo Õunapuu rõhutasid: parem viis areneda ei ole tingimata uute inimeste palkamine, vaid täpne arusaam sellest, millele olemasolev ressurss kulub.
