Ametijuhend — see dokument, mille olemasolust enamik töötajaid teab vaid tänu töölepingu sõlmimisele. Tihti otsitakse see üles siis, kui tekib vaidlus: “Kas see ikka on minu ülesanne?”
Minu hinnangul peaks ametijuhend olema midagi enamat — päriselt toimiv töövahend, mis toetab juhtimist ja igapäevast koostööd, mitte lihtsalt tolmukoguja sahtlis.
Rollisegadus ei ole ainult segadus, vaid reaalne oht, et tekivad konfliktid ja arusaamatused, töötajate rahulolu langeb ning tiimitöö ja tulemused kannatavad.
Rollide ja ootuste selgus parandab infoliikumist ja koostööd, suurendab tööjaotuse õiglust ning vähendab pingete ja ülekoormuse tekkimise riski. Samuti toetab see vastutustunnet ja ennetab olukordi, kus ülesanded jäävad “eikellegimaale”.
Ametijuhenditest rolliselguseni – tuleme 21. sajandisse
Tänapäeval vahetuvad inimeste ülesanded ja rollid oluliselt kiiremini kui 5, 10 või 20 aastat tagasi. Projektipõhine tööviis, kiiresti muutuvad turud ja tehnoloogiad on muutnud tööprotsessid paindlikumaks kui kunagi varem.
Eriti suur väljakutse tekib suuremates organisatsioonides ja meeskondades, kus inimesed tulevad ja lähevad — mõnikord isegi iganädalaselt. Uute inimeste kursis hoidmine muutub keeruliseks ning rollid ja vastutused hajuvad.
Organisatsioonid liiguvad üha enam paindliku töökorralduse suunas (hübriidtöö, projektipõhine töö, kaugmeeskonnad). Kui inimesed töötavad eri kohtadest ja eri aegadel, on eriti oluline, et rollid, ülesanded ja vastutused oleksid selged ning info kergesti kättesaadav — ilma vajaduseta igapäevaselt üle küsida.
Sageli töötatakse küll samas tiimis, ent üksteise tööülesannetest on vaid ähmane ettekujutus. Mari võib arvata, et Juhan ei tee suurt midagi, teadmata, et Juhan vastutab esmapilgul nähtamatute protsesside eest.
Samuti ei anna klassikalised eraldiseisvad ametijuhendid tervikpilti sellest, kuidas igaühe (või rolli) panus seostub tiimi ja organisatsiooni laiemate protsesside ja tegevustega. Rolliselgus on eriti oluline maatriksjuhtimisega organisatsioonides, kus inimesed vastutavad samaaegselt mitme erineva projekti eest ja alluvad mitmele erinevale juhile.
Rollikaartide loomine on praktiline viis, kuidas viia ametijuhendid 21. sajandisse ja muuta need toimivaks tööriistaks.
Kuidas see päriselus käib?
- Kaardistage põhiprotsessid, -funktsioonid või projektid
(näiteks: müügiprotsess, klienditugi, tootearendus). - Kaardistage nende raames põhiülesanded ja tegevused
(millised on peamised ja korduvad ülesanded?) - Otsustage, kas vastutused määratakse ametikohtade või konkreetsete inimeste tasandil.
- Leppige meeskonnas kokku rollid, näiteks R.A.C.I mudeli alusel:
- Responsible – kes teeb ära
- Accountable – kes vastutab lõpptulemuse eest
- Consulted – kellega tuleb arutada
- Informed – keda tuleb informeerida
- Suurema arvu rollide või inimeste korral koostage omavahel seotud tabelite süsteem.
- Valige rollikaartide haldamiseks sobiv veebikeskkond.
- Uuendage rollikaarte regulaarselt, eriti kui algatatakse või lõpetatakse projekte, inimesed vahetuvad või protsessid muutuvad.
Soovitused: Parim viis on rollikaardid ühiselt meeskonnaga läbi arutada — see suurendab kaasatust ja tagab, et kõik teavad oma rolli ja ootusi. Lisaks vaadake rollikaardid vähemalt kord aastas ühiselt üle.
Kuidas rollikaardid toetavad juhtimist ja töötajakogemust?
Rollikaardid ei ole pelgalt dokumendid — need on igapäevased tööriistad, mis:
- aitavad arenguvestluste ja koostöövestluste raamistamisel (“Mille eest sa praegu vastutad?” “Kas roll ja ootused on muutunud?”),
- lihtsustavad ja kiirendavad värbamisprotsessi (aitavad kaardistada uue inimese ülesandeid ja vajalikke kompetentse),
- toetavad uute töötajate sisseelamist (uus töötaja näeb kohe, kes mille eest vastutab ja kelle poole pöörduda),
- võimaldavad kiiret ja õiglast tööülesannete jaotamist ning karjääriplaneerimist.
Tulevikutöö ei toetu jäikadele ametijuhenditele, vaid paindlikele ja elavatele rollikaartele, mis arenevad koos meeskonnaga. Kaasaegne ametijuhendite ja rollikaartide süsteem peaks olema omavahel seotud ja interaktiivne — lihtne täiendada ja muuta vastavalt vajadusele, kõigile kättesaadav — tagades läbipaistvuse ja avatuse, ning ühiselt kokkulepitud — nii, et meeskond tunneks, et nad on olnud osa protsessist.
