Töökoormuse õiglane jaotamine on oluline mitte ainult meeskonna tõhususe, vaid ka hea sisekliima tagamiseks. See võib olla keeruline ülesanne, mis nõuab põhjalikku arusaamist erinevate rollide iseloomust ning meeskonnaliikmete vajadustest ja võimetest. Töökoormuse mõõtmine on väärtuslik vahend, mis aitab paremini mõista meeskonna dünaamikat ja tagada iga liikme panuse optimaalne kasutamine.

Panime kirja mõned mõtted, kuidas mõõta ja juhtida töökoormust meeskonnas ning kuidas tagada, et kõik meeskonnaliikmed tunneksid, et nad saavad töökoormusega seotud murede, ootuste ja vajaduste osas meeskonnas avatult rääkida.

Kuidas töökoormust hinnata?

Et olukorrast tervikpilti saada saab töökoormusele läheneda nii mõõtmise,  hindamise või mõlema kaudu.

Üks võimalus on kasutada ajamõõtmist, et jälgida, kui palju aega kulub erinevate ülesannete täitmiseks. Näiteks saab kasutada mõnda ajamõõtmise rakendust (Toggle vms), et jälgida aega, mis kulub projekti erinevate etappide ja tööülesannete täitmiseks. Või kui ülitäpne ajajälgimine pole nii oluline, saab igaüks ka vabas vormis kirja panna või hinnanguliselt määrata, kui palju tal aega iga ülesande täitmiseks kulub.

Teine võimalus on kasutada küsimustikke, millega inimeste enda käest küsida nende tagasisidet oma töökoormusele. Skaalasid või hindamisküsimusi kasutades saab kaardistada erinevaid aspekte, näiteks töömahtu, keerukust, pinget ja ajaressursside kättesaadavust jne. Tajutud töökoormuse kaardistamist tasub kasutada mingi konkreetse perioodi kohta või konkreetse projekti järgselt.

Kolmanda võimalusena võib kasutada selleteemalisi kvalitatiivselt vestluseid ja töökoormuse kvalitatiivset kaardistamist. Sageli on vaja inimestel oma suure koormuse põhjustest ja selle tõttu tekkinud pingetest rääkida, et fookus liiguks probleemilt lahenduste otsimisele.

Inimeste koormusetaluvus võib olla erinev ning sellised subjektiivsed hindamisviisid võivad anda olulist infot selle kohta, kuidas keegi end tunneb ja kuidas oma töökoormusega toime tuleb.

Eelmisel aastal töötasime ühe oma kliendi palvel välja nende organisatsiooni spetsiifikat arvesse võttes töötajate töölaudade kaardistamise metoodika, mis hõlmas endas nii:

1. 1. ülesannete kaardistamise loogikat
   2. kaardistatud tööülesannete täitmiseks kuluva aja mõõtmist
   3. tajutut töökoormuse perioodilist hindamist.

Pikemalt saab töökoormuse hindamise teemal – miks, mida, millal ja kuidas – lugeda artiklist: Töökoormuse hindamine ei ole lihtsalt tööaja mõõtmine.

Ülesanded on erinevad

Erinevad ülesanded või töö osad võivad võtta küll sama kaua aega, kuid nende tajutud koormus võib olla väga erinev. Mõned ülesanded on vaimselt suuremat pingutust nõudvad, teised võivad jällegi olla suuremat stressi tekitavad või hoopiski mõjutab koormuse taju ajasurve tähtaegade näol.

Et mõista, millised ülesanded võivad olla eriti kurnavad, on oluline analüüsida ülesannete keerukust ja milliseid oskusi või võimeid need töötajalt eeldavad. Selleks on hea kaardistada ühe töökoha erinevad ülesanded ning seejärel hinnata iga töö osa ajakulu, proportsiooni ja keerukust ning vajalikke kompetentse ülesande täitmiseks.

Samuti nagu ülesanded on erineva keerukusega, on erinev ka nende tähtsus või mõju oodatavale lõpptulemusele. Ajaplaneerimise klassika Eisenhoweri mudeli alusel saab prioritiseerida ülesanded vastavalt nende tähtsusele ja kiireloomulisusele.

Kui tegemist on näiteks projektimeeskonnaga, siis saab koostada nimekirja kõige olulisematest ülesannetest ja jagada need võrdselt või vastupidi just vastavalt meeskonnaliikmete võimetele ja kasutada olevale ajaressursile. Eesmärk on see, et ühed meeskonnaliikmed ei oleks ülekoormatud ja teised alakoormatud.

Ajutine vs püsiv kõrge töökoormus

On oluline vahe, kas suur töökoormus on ajutine kõrvalekalle tavapärasest (näiteks mõne konkreetse projekti või ülesande tõttu) või püsib suur töökoormus pika aja jooksul või see on isegi osa organisatsiooni kultuurist (kus vaikimisi eeldataksegi normajast suuremat tööpanust).

Kui mõne meeskonnaliikme töökoormus on ajutiselt suurem kui teistel, saab pakkuda talle lisatoetust ja ressursse, et aidata olukorraga toime tulla. Võib kaaluda (ajutiselt) teatud tööülesannete ümberjaotamist ülejäänud meeskonna vahel. Kindlasti on oluline seada erinevad eesmärgid või tegevused prioriteetide järgi ritta ning leppida vähemoluliste teemadega tegelemiseks kokku pikemad tähtajad.

Abiks võib olla ka see, kui juht toetab oma meeskonnaliiget, et ühiselt läbi mõelda to-do listi prioriteedid ja koostada realistlik ajaplaan ning julgustada keskenduma eelkõige oluliste ja kiirete asjade läbitöötamisele.

Pikaajalise ülekoormuse korral on oluline tagada, et inimesel on võimalus puhata ja taastuda. Vahel tuleb inimesi julgustada (või sundida) võtma aega puhkamiseks ja taastumiseks, et säiliks töö- ja eraelu tasakaal. Vastasel korral võib tööstressist tulenevalt töövõime oluliselt alaneda või hoopis välja kasvada läbipõlemine.

Pikaajalise ülekoormuse korral peaks kindlasti otsima lahendusi selleks, et töökoormust või vastutust vähendada. Lahenduseks võib olla tööülesannete ümberjaotamine, meeskonna suurendamine, (virtuaal)assistendi palkamine, protsesside automatiseerimine, teenuste sisseostmine vms.

Samas tuleks jälgida, kas mõne inimese tajutud kõrge töökoormus võib tuleneda tema vähestest ajajuhtimise oskustest. Sellisel juhul saab tegeleda juba konkreetsemalt ajaplaneerimise tehnikate rakendamise toetamisega.

Mis toetab kõrgema töökoormusega toimetulekut?

Oluline on see, et töökoormus ja sellega seotud stress ei oleks meeskonnas tabuteema. Lisaks saab palju ära teha ka juhtimises ja keskkonna tasandil.

• Autonoomia –  inimestel peaks olema piisavalt autonoomiat valida oma eelistustest ja võimetest lähtuvalt ise, millal ja kuidas nad oma ülesandeid täidavad, võimaldades neil seeläbi paremini kohaneda oma töökoormusega.
• Regulaarsed tagasisidekohtumised – arutada 1-1 vestluste saames inimeste töökoormust ja vajadusel teha muudatusi.
• Toetav meeskonnakultuur – keskkond, kus avatud suhtlus ja toetav suhtumine võimaldavad inimestel tunda end mugavalt oma töökoormusest rääkides ja abi küsides.
• Tunnustamine – inimesed saavad positiivset energiat, kui nad tunnevad, et nende panust märgatakse ja hinnatakse. (NB! Ettevaatlik tuleb muidugi olla, et tunnustamine ei normaliseeriks ületöötamist.)
• Töövoogude ning -protsesside analüüs – mõista, kas ja kui siis kus tekivad kitsaskohad ja sellest tulenev ülekoormus ning tegeleda kõikuva või kõrgenenud töökoormuse põhjustega mitte ainult tagajärgedega.
• Ressursside olemasolu – jälgida ja hinnata ressursside (aeg, oskused, töövahendid jne) olemasolu, et tagada, et igaüks saaks oma ülesandeid parimal viisil täita.
• Puhkus – oluline on õppida ja õpetada aega maha võtma enne, kui inimesed nö. punasesse lähevad.

Tänases ühiskonnas, kus muutused, buumid, kriisid, sesoonsused jms on justkui normaalsus, on töökoormuste hindamine ja juhtimine oluline osa heast praktikast.

Tähtis on leida tasakaal meeskonnaliikmete vajaduste ja organisatsiooni eesmärkide vahel ning rakendada sobivaid taktikaid ja tööriistu, et tagada meeskonna tõhusus ja heaolu ka töömahukatel perioodidel.

Seotud teenused

• Konsultatsioon
• Töökoormuse hindamine
• Ajajuhtimise töötuba
• Siseaudit