Viimastel aastatel on toimunud päris olulised muutused töötamise viisides ja töökorralduses, mis on mõjutanud otseselt ka inimeste töökoormust. Üha enam räägitakse ilma tabuta tööstressist ja läbipõlemisest ning töökoormus on nendega väga otseselt seotud.
Töökoormuse hindamine – miks ja millal
Töökoormuse hindamine võib anda väärtuslikku infot selle kohta, kuidas meeskond oma töökoormusega toime tuleb ja kus oleks võimalik teha muutusi, et tööjaotuse läbi efektiivsust tõsta, ennetada töötajate läbipõlemist või lahkumist organisatsioonist.
Töökoormuse hindamine aitab:
- saada ülevaade tööjõu hõivatusest;
- leida üles protsessides esinev ebaefektiivsus;
- tuvastada tunnetatud suure töökoormuse põhjuseid.
Töökoormuse hindamine võib olla oluline näiteks olukordades, kus:
- Meeskonnaga liituvad uued töötajad (või keegi lahkub) – kui meeskonnas toimuvad muudatused, siis on hea hetk analüüsida, kas on vaja kuidagi ülesandeid ümber jaotada ja uute inimeste liitumisel, kas on olemas piisav ressurss, et tagada, et uus töötaja saab piisavat tuge ja koolitust.
- On probleemid töösooritusega – kui inimesed ei suuda täita oma eesmärke või püsida kokkulepitud tähtaegades, siis tasub hinnata, kas töökoormus on liiga suur või on probleemi allikad kuskil mujal.
- On pingeline periood – kiiretel hooaegadel või pingelistel perioodidel on oluline jälgida inimeste töökoormust, et ennetada ületöötamist ja läbipõlemist, sest vastasel korral ei suuda nad pikemas plaanis hoida oma töösoorituse taset.
- Toimuvad muutused töökohustustes – kui mõne töötaja töökohustused oluliselt muutuvad (nt. täiendavad projektid või ülesanded) ja vajadusel teha vajalikke kohandusi, et tagada tema toimetulek uue töökoormusega.
- Muutuvad protsessid või juurutatakse uusi süsteeme – oluline on hinnata töötajate töökoormust, et olla kindel, et nad saaksid muudatustega hakkama ja saaksid endiselt oma ülesandeid tõhusalt ja tulemuslikult täita.
- Inimesed ise väljendavad rahulolematust – kindlasti tuleks teemale tähelepanu pöörata, kui töötajad ise väljendavad, et nende töökoormus on kas liiga suur või liiga madal.
Lisaks ajakulule tuleks hinnata ka ülesannete vaimset koormust ehk tajutud töökoormust
Üsna sagedasti mõeldakse töökoormuse all seda, kui palju töötunde (või isegi ületunde) üks või teine inimene meeskonnas teeb. Jah, töökoormuse hindamisel saab mõõta ajakulu erinevatele ülesannetele, kuid see ei ole alati kõige parem mõõdik, sest erinevad ülesanded on oma olemuselt erinevad ning nende ajakulu ei ole alati proportsionaalselt seotud sooritamise vaimse pingutusega. Mõni ülesanne, mis võtab küll võrdlemisi vähe aega, võib olla kordades vaimselt väsitavam, kui terve päeva kestev kergem ülesanne. Samuti võib töökoormus varieeruda lähtuvalt inimese oskuste tasemest, kogemustest ja tööstiilist.
Mida lihtsam ja ühetaolisem on töö, seda lihtsam on ka selle koormust mõõta (näiteks töötaja mõnes tehases, kelle töö sisu on suhteliselt ühesugune). Samas, kui me võtame töötaja, kelle tööülesanded varieeruvad loomingulisest või analüüsimist vajavast tööst, mis nõuab suurt vaimset pingutust, kuni lihtsamate rutiinsete tegevusteni nagu näiteks andmete sisestamine, siis muutub töökoormuse hindamine juba keerukamaks.
Tajutud töökoormust saab hinnata konkreetsete uurimismetoodikatega, mis hindavad ülesannetest tulenevat (vaimset) koormust ning võimaldavad hilisemas tööaja kasutamise analüüsimise etapis teha põhjalikumaid järeldusi, kui ainuüksi erinevatele ülesannete ajakulu mõõtmine seda võimaldaks. Üheks võimaluseks on kasutada enesehindamist, paludes töötajatel hinnata oma tajutavat töökoormust vastavate küsimustike põhjal (nt NASA-TLX või SWAT).
Otsustamiskohad…
Olulisteks otsustamise kriteeriumiteks, mil viisil hindamine läbi viia, on kindlasti hindamise ajakulu, mugavus ning täpsus. Aga lisaks tasub mõelda ka sellele, kas on oluline:
Töökoormuse pildistamine vs pikaajaline töömahtude juhtimine
Oluline mõttekoht on, kas tegemist on nö. töökoormuse „pildistamisega“ või soovitakse töökoormuse hindamine siduda pikemas plaanis ka reaalajas projektide/protsesside ja töömahu juhtimisega. Üks asi on saada vastus, milline on töötajate töökoormus hindamise hetkel või perioodil, teine on tegeleda töökoormuse juhtimisega jooksvalt. Mitmed projekti või ülesannete juhtimise rakendused võimaldavad siduda töömahu ja ülesannete kaardistamise ka töökoormuse jälgimisega.
Ajakasutuse vs vaimse koormuse hindamine
Tänapäeval on turul saada mitmeid ajajälgimise rakendusi, mis on eriti väärtuslikud valdkondades, kus arveid esitatakse ajapõhiselt. Kuid kas nendest üksi piisab või oleks tegelikult vaja ka täiendavat mõõdet vaimse töökoormuse hindamiseks? Ehk et vahel ei piisa ainuüksi tööaja jälgimisest, vaid töökoormust mõjutab oodatud töö kvaliteet, ülesande keerukus, vaimne pingutus, stress, ajasurve (tähtaeg) jne.
Töökoormuse hindamine eeldab proaktiivset lähenemist ja selget eesmärki, miks seda tehakse. Oluline on avatud kommunikatsioon töökoormuste teemadel ning sobiliku tööaja ja/või mahu jälgimise tööriista valimine, et tagada meeskonnaliikmete tööaja efektiivne kasutamine ja töökoormuse juhtimine.
