On selge, et ajad on muutunud ning praeguses kriisis seisavad väga paljud ettevõtted silmitsi raske otsusega suur osa oma töötajatest koondada või sundpuhkusele saata. Samas leidub ka ettevõtteid, kellel olukorrast tulenevalt on töökoormus suurenenud ning on pigem vaja meeskonda inimesi juurde värvata. Kui oled üks nendest, kes täna on värbamas, tuletame Sulle meelde, miks on onboarding kriisi ajal eriti oluline ning anname nippe, kuidas panna inimest tundma, et ta on oodatud ja väärtustatud. Ning pealegi on töötaja elutsükli kõige olulisemast etapist kasulik igal ajal rääkida – teame ju, et igale langusele järgneb alati tõus.

Onboardingu olulisus

Uue töötaja liitumisel meeskonnaga on võtmetähtsusega sisseelamisperiood ehk onboarding ning seda eriti kriisiolukorras. See on ka aeg, kus uue inimesega tuleb kõige rohkem ja detailsemalt tegeleda. Onboardingu eesmärgiks on aidata uuel töötajal võimalikult kiiresti ja sujuvalt sisse elada ja kohaneda organisatsiooniga, selle töökorraldusega ning kolleegidega. Ei piisa ainult sellest, et inimesele tema tööülesandeid tutvustada ja lootma jääda, et küll ta ise hakkama saab. Arusaadavalt on praegu kriisijuhtimine ettevõttes esmatähtis, kuid selleks, et kriisist tugevamana väljuda, peab eriliselt suurt rõhku panema töötajatega tegelemisele ja kommunikatsioonile.

Praegu lisab onboardingule keerukust tõsiasi, et tihti tehakse seda tavapäratutes olustikes, nimelt kaugtööna. Kuna onboardingu kõige olulisem märksõna on kommunikatsioon, siis teeb videosilla vahendusel suhtlus protsessi veidi keerukamaks, kuid kaugeltki mitte võimatuks. Oluline selle juures on mõista, et kuna teadmatust on ühiskonnas väga palju ning sellest tulenevalt võivad vohama hakata kuulujutud ka ettevõtte töökorralduse ja tulevikuväljavaadete kohta, siis on tähtis, et uus töötaja saaks olulise ja usaldusväärse info ettevõtte seest. See eeldab pidevat ja sujuvat kommunikatsiooni ning kontakti.

Kommunikatsioon

Esimestel töönädalatel on juhi roll kriitilise tähtsusega. Paraku ei ole harvad juhused, kus töötaja tuleb tööle ja meeskonnaliikmed ei ole isegi teadlikud, et uus inimene liitub. Lisaks ei ole uuele inimesele valmis töölauda ja meiliaadressi, juht ei ole planeerinud uue inimesega tegelemiseks aega ning tulemuseks on nö vette viskamine, kus töötajal on valida, kas uppuda või ujuda. 

Enne uue inimese tööle tulekut on vaja meeskond ette valmistada. Meeskond peab olema teadlik uue töötaja rollist ning seda ka ühtmoodi mõistma. Paraku ei ole harvad need juhud, kus olemasolev meeskond hakkab uuele tulijale vastu töötama või paremal juhul lihtsalt vastuolulist infot jagama. Seetõttu on meeskonna teavitamise ja ette valmistamisega vaja tegeleda juba varem.

Et vältida tihedast graafikust tulenevat ajapuudust, tasub juhil juba varakult planeerida oma kalendrisse ajad uue töötajaga vestlemiseks. See on uuele tulijale ka märk sellest, et ta on oodatud ja teda väärtustatakse. Sest ilmselgelt ei piisa ainult sellest, kui juht ütleb töötajale esimesel päeval “Tere!” ja järgmine kord kohtutakse heal juhul katseaja lõpus või sootuks aasta pärast arenguvestlusel. 

Teades, kui oluline on esmamulje, tuleb erilist rõhku pöörata esimesele tööpäevale. Esimene vestlus uue töötajaga peaks andma selgust, millised on täpsemad ootused temale ning milline on tema roll ettevõttes. Lisaks on vaja tutvustada ettevõtte kodukorda ning ning julgustada teda küsimuste korral juhi või oma määratud mentori poole pöörduma. 

Kui esmane tutvustusring olulisemate inimestega ja ekskursioon maja peal tehtud, anna töötajale märku, et ta on oodatud, valmistades ette tema töölaud ja töövahendid. Heaks märgiks on uus töötaja esimesel päeval ka lõunale kutsuda või seda vähemalt ühises seltskonnas teha. See on miski, mida vähesed teevad, kuid millel on väga suur mõju töötaja arvamuse kujundamisel. On teada, et enamjaolt on töötaja esimese nädala lõpuks oma peas otsustanud, kas ta jääb sellesse ettevõttesse pikaks ajaks või suhtub ta sellesse kui ajutisse positsiooni. 

Mentor

Ükskõik, kui kogenud või karastunud on uus tulija, ta vajab tähelepanu ja tuge. Olgu tegemist tootmistöötajaga või kontoritöötajaga, suureks abiks sisseelamisel on uuele inimesele määratud mentor või juhendaja. See on inimene, kes toetab uut tulijat tema onboardningu protsessis ning hoiab kätt pulsil, kuniks töötaja on saavutanud iseseisvuse. Mentor on ühtlasi see inimene, kelle poole uus töötaja saab ka kõige pisemate ja justkui elementaarsete küsimustega pöörduda. Puudutagu need siis kohvinurga “kultuuri” või pastapliiatsite tagavara asukohta. Mõned küsimused võivad kolleegidele tunduda tühised ja iseenesestmõistetavad, kuid kui uus inimene jäetakse oma küsimustega üksi, võib kindel olla, et onboardingu periood venib oluliselt pikemaks – iseseisvus ja produktiivsus saavutatakse hiljem või lahkub inimene sootuks. 

Oluline on tähelepanu pöörata ka mentori valikule. Mentor ise peab olema eelnevalt ette valmistatud ning tundma mentorlusprogrammi, kuid sama palju peab ta ka tahtma seda teha. Sest kui uuele inimesele satub mentor, kellele see roll on peale sunnitud, võib mentorluse efekt olla sootuks vastupidine ja negatiivne. 

Check-list

Et onboarding kriisi ajal sujuvalt toimiks on kasulik omada onboarding check-listi. See on nimekiri kõikidest tegevustest, mida on vaja ettevõttel teha seoses uue inimese tööle tulemisega. Järgnevalt toome välja olulisema:

Enne uue inimese tööle asumist

• Meeskonna teavitamine uue inimese tulekust ning tema tulevasest rollist
• Lepingute ja muude vajalike dokumentide ettevalmistus
• Uuele inimesele juhendaja/mentori määramine ning tema juhendamine
• Loodava ametipositsiooni täpne roll, ootused, ametikirjeldus läbi mõelda

Esimesel päeval

• Vastuvõtt juhi poolt
• Juhendaja tutvustamine
• Majatuur
• Toimetused dokumentidega ja vajalike kontodega
• Vestlus juhiga – ootuste kommunikeerimine, ettevõtte töökorralduse tutvustamine
• Oluliste inimeste tutvustamine
• Lugemist vajavate materjalide tutvustamine (treeningmaterjal)

Esimesel nädalal

• Vestlus juhiga – muljed, ootused, senised tegemised
• Lõuna meeskonnaga 
• Tulevaste vestluste ajad kalendrisse määrata

Esimesel kuul

• Vestlus juhiga
• Uue töötaja koolituskava arutamine

Me võime mõelda onboardingust kui klinditeenindusprotsessist. Ettevõtte peaks pakkuma oma klientidele (töötajatele) head kogemust ning tunnet, et nad on oodatud ja hoitud. Nii nagu restoranis valmistatakse kõik ette selleks, et külaline saaks tulla õhtusöögile tundega, et ta on oodatud ning tema eest hoolitsetakse hästi, peaksid ka ettevõtted valmistuma uue töötaja pardale tulekuks. See näitab ettevõtte suhtumist oma töötajatesse ning mõjutab suurel määral ka tulevast tööpanust. Kui vajad abi personaalse onboardingu programmi koostamisel, võta meiega ühendust.