Kui eelmises artiklis kirjutasime sellest, miks ei saa töötajat õiglaselt hinnata ootuste põhjal, mida pole varem selgelt kokku lepitud, siis siit tekib järgmine praktiline küsimus: kuidas muuta ootused selliseks, et töötaja neist ka päriselt aru saaks ja oskaks nende järgi tegutseda? Sest ootuse sõnastamine ei tähenda ainult seda, et juht ütleb midagi välja. Hea ootus loob ühise arusaama sellest, mida on vaja saavutada, milline käitumine seda toetab ja mille järgi hiljem tulemust hinnatakse. Selged ootused kõlavad justkui lihtsa soovitusena, kuid tegelikus tööelus jäävad need sageli liiga üldiseks: „ole proaktiivne“, „ole iseseisvam“. Juhi peas võib nende sõnade taga olla väga konkreetne tähendus aga töötaja jaoks võivad need jääda pisut ebamääraseks.
Mis teeb ootuse arusaadavaks?
Selge ja arusaadav ootus vastab kolmele küsimusele:
- mida täpselt oodatakse;
- mille järgi hinnatakse, kas see on hästi tehtud;
- milline tugi, info või otsustusõigus peab inimesel selleks olema.
Kui kasvõi üks neist kolmest jääb läbi rääkimata, võib töötaja hakata tegutsema oma parima arusaama järgi aga mitte tingimata selles suunas, mida juht tegelikult silmas pidas.
Näiteks „paranda koostööd“ on väga üldine, kuna töötaja ei tea, kas juht peab silmas kiiremat vastamist, rohkem kaasamist, konfliktide ennetamist, paremat info jagamist või midagi muud. Selgem oleks öelda: „Ootan, et annad kokkulepitud muudatustest seotud osapooltele teada sama tööpäeva jooksul ja kaasad neid enne otsust, kui muudatus mõjutab nende tööaega, tähtaegu või vastutust.“ See ei ole enam üldine soovitus, vaid selge kirjeldus, mille järgi saab tegutseda.
Tõlgi hoiakud konkreetseks käitumiseks
Üks suurimaid vigu ootuste sõnastamisel on see, et juht räägib soovitud hoiakust aga töötaja vajab tegutsemiseks käitumuslikku selgust. Näiteks:
- „Ole iseseisvam“ tähendab tegelikult: millistes otsustes võib töötaja ise otsustada ja millal peab juhiga kooskõlastama?
- „Võta rohkem vastutust“ tähendab: millise tulemuse eest töötaja vastutab algusest lõpuni?
- „Ole süsteemsem“ tähendab: milline ülevaade, rutiin, raport või töökorraldus peab tekkima?
- „Suhtle paremini“ tähendab: kellele, millal, mis kujul ja millise regulaarsusega infot jagatakse?
- „Mõtle rohkem ette“ tähendab: milliseid riske, sõltuvusi või järgmisi samme töötajalt oodatakse?
Hea kontrollküsimus juhile: kas töötaja saab minu ootuse põhjal homme midagi teisiti teha? Kui vastus on ei, on ootuse sõnastuse kallal vaja veel tööd teha.
Sõnasta ootus tulemuse, mitte ainult tegevuse kaudu
Vahel ei ole probleem selles, et inimene teeb liiga vähe. Vastupidi, ta võib olla väga tegus, hoida palju asju korraga töös ja lahendada järjest uusi olukordi. Küsimus on pigem selles, kas see tegevus viib rolli põhieesmärgile lähemale. Seetõttu ei piisa ainult sellest, kui lepime kokku, mida inimene peab tegema. Sama oluline on rääkida läbi, millist tulemust või mõju nende tegevuste kaudu oodatakse.
Mitte: „Koosta igakuine raport.“ Vaid: „Koosta igakuine raport, mis annab ülevaate peamistest riskidest, tähtaegade seisust ja otsust vajavatest teemadest, et juhtkond saaks sekkuda enne, kui probleem mõjutab klienti või meeskonna tööd.“
Esimesel juhul on fookus tegevusel. Teisel juhul on fookus mõjul. Just see vahe aitab töötajal paremini mõista, miks tema töö oluline on ja milline on hea tulemus.
Lepi kokku, mis on hea tulemus
Arusaamatused ei teki alati sellest, et töö oleks tegemata. Töö võib olla vägagi tehtud, lihtsalt juht ja töötaja võivad näha selle piisavust erinevalt. Seetõttu on oluline, et töötaja mõistaks mitte ainult oma ülesandeid, vaid ka töö eesmärki ja laiemaid eesmärke, mille saavutamisse tema roll panustab.
Hea tulemus tähendab, et töö aitab päriselt kaasa rolli eesmärgile. Inimene ei tee ainult tegevust ära, vaid mõistab, miks seda tehakse, hoiab kokkuleppeid ja annab takistustest õigel ajal märku.
Üle ootuste tulemus ei tähenda tingimata rohkem töötunde. Sageli tähendab see, et inimene märkab probleeme juba eos, pakub lahendusi, teeb teiste töö lihtsamaks või aitab tööviisi parandada. Selleks ei ole vaja keerulist hindamisskaalat. Sageli piisab mõnest konkreetsest näitest, et ka töötaja mõistaks, milline tulemus on päriselt hea.
Kontrolli arusaamist, mitte ainult nõusolekut
Kui töötaja noogutab, ei tähenda see veel, et kõigil on ühine arusaam. Ta võib olla nõus üldise mõttega aga mitte täpselt aru saada, mida temalt igapäevatöös oodatakse. Küsi töötajalt:
- Kuidas sina sellest aru saad?
- Mis on sinu hinnangul selle töö kõige olulisem tulemus?
- Millistes kohtades võib tekkida segadus või takistus?
- Millist infot või otsustusõigust sa selleks vajad?
- Mille kohta peaksime esimese kuu jooksul kindlasti tagasisidet vahetama?
Need küsimused võivad aitavad väga kiiresti välja tuua erinevad eeldused.
Pane oluline kirja
Kõike ei pea dokumenteerima aga olulised ootused peaksid olema osapooltele nähtavad. Eriti juhul, kui tegemist on uue töötaja, muutunud rolli, keerulise koostöösuhte, katseaja või vast loodud võtmerolliga.
Näiteks:
- rolli põhieesmärk;
- 3–5 kõige olulisemat tulemust;
- peamised kvaliteedikriteeriumid;
- otsustusõiguse piirid;
- olulised koostööpartnerid;
- tagasiside andmise rütm;
- kokkulepitud tugi või ressursid.
Kirjalik kokkulepe ei ole usaldamatuse märk. Vastupidi, see vähendab tõlgendamisruumi ja aitab mõlemal poolel hiljem rahulikumalt sama lähtekoha juurde tagasi tulla.
Ootuste arusaadavaks tegemine ei tähenda seda, et juht peab kõik töötaja eest ette ära mõtlema või töö liiga detailselt ära kirjeldama. Pigem tähendab see ühise lähtekoha loomist: mida on vaja saavutada, miks see oluline on, milline käitumine seda toetab ja kuidas mõlemad pooled saavad aru, et töö liigub õiges suunas.
Mida üldisemaks jäävad ootused, seda rohkem jääb ruumi tõlgendustele. Töötaja võib tegutseda väga heas usus ja suure pingutusega, kuid liikuda siiski teises suunas, kui juht tegelikult ootab. Just seetõttu on oluline rääkida läbi mitte ainult ülesanded, vaid ka töö eesmärk, oodatav mõju, otsustusõigus ja vajalik tugi.
Selged ootused aitavad ennetada hilisemat rahulolematust, ebamugavaid tulemusvestlusi ja tunnet, et „me rääkisime küll, aga mõistsime erinevaid asju“. Need annavad töötajale parema võimaluse õnnestuda ja juhile kindlama aluse tagasiside andmiseks.
Praktiliselt võib alustada väga lihtsalt: võta üks roll, üks korduv segaduskoht või üks oluline ootus ning sõnasta see lahti nii, et töötaja saaks selle põhjal homme midagi teisiti teha. Sageli on just see väike täpsustus esimene samm palju selgema koostöö ja õiglasema hindamise poole.
Vajad tuge ootuste ja rolliselguse loomisel?
PersonaliDisain aitab tööanalüüside, rolliootuste, katseaja eesmärkide ja tulemusvestluste süsteemi loomisel nii, et need oleksid juhile kasutatavad ja töötajale arusaadavad. Võta ühendust ja arutame koos, millist tuge just Sinu ettevõte vajab!
Seotud teenused
