Teatavasti on 31. märts see kuupäev, mis ajani saab tööandja puhkuste ajakava koostada. Märtsi lõpuga kinnitatud puhkuste ajakavad ei ole veel märk, et sellega on kogu puhkuste teema lahendatud ja lukus. Meeskonnajuhtidel seisab ees periood, kus ka parimalt planeeritud puhkuste ajagraafiku järgi on nädalaid, mil puhkavate töötajate töö ja kohutused jäävad ning need on vaja ära jaotada selliselt, et see teisi töötajaid üle ei koormaks.
Hea plaan on edu alus
Tööandjal tuleb puhkuste perioodi planeerides arvestada erinevaid aspekte, olgu selleks siis seaduse järgi soodustatud isikute soovid või valdkonnast tulenevalt töömahtude kõikumised. Töökoormuse korraldamine ja delegeerimine puhkuse ajal on oluline tagamaks, et see ei mõjutaks meeskonna tootlikkust ning samuti ka ettevõtte töö sujuvaks edenemiseks.
Oleme varem kirjutanud töökoormuse hindamise olulisusest ja seda ka vaimse koormuse vaatenurgast. Sel korral viime fookuse puhkuste perioodile, mis viib meeskonna tavapärase töökorralduse ajutiselt rivist välja ja võib ilma hea plaanita viia töötajate ülekoormamiseni.
Panime kokku kava, mille järgi toimides saab iga meeskond ka kõige kiiremal ja intensiivsemal perioodil hakkama ning töökoormus ei lange üksikute liikmete õlule.
10 sammu puhkuste ajal töökoormuse juhtimiseks:
- Paluge puhkusele mineval töötajal teavitada oma puhkusekuupäevadest aegsasti, et saaksite planeerida tema töökohustuste delegeerimist ja jagada tekkivat töökoormust mõistlikult ilma kedagi üle koormamata.
- Julgustage töötajat oma kohustusi teistele meeskonnaliikmetele delegeerima, et tema osakond saaks sujuvalt töötada ka siis, kui teda seal pole. Mõned meeskonnaliikmed võivad arvata, et nad on ainsad, kes saavad oma tööd teha ning kipuvad puhkusel olles oma tööd puhkuse arvelt edasi tegema.
- Andke enne puhkuse algust töötajale aega juhiste ettevalmistamiseks ja paluge koostada plaan, kuidas tema äraolekul tööd hallatakse. Hea kui juhend selgitab ka millistel asjaoludel tuleb töötajaga puhkusel viibimise ajal ühendust võtta ning milline on parim viis töötajaga ühenduse võtmiseks (nt telefon või e-post).
- Tehke kindlaks ülesanded, mis on ettevõtte jaoks olulised ja ajakriitilised ning seadke need vastavalt tähtsuse järjekorda. Seejärel delegeerige ülesandeid, mis on vähem kiireloomulised või mida saab edasi lükata kuni puhkusel viibija naasmiseni.
- Valige ja määrake meeskonnaliikmed, kellel on delegeeritavate ülesannete täitmiseks vajalikud oskused ja teadmised ning jagage tekkivad kohustused mitme kolleegi vahel. See tegevus hoiab ära olukorra, kus teil on üks õnnetu hing, kes peab tegema kahe inimese tööd.
- Andke uute tööülesannete osas selged juhised ja määrake töö lõpuleviimise tähtajad, mis arvestavad ka juba laual olevate töödega.
- Kaaluge töötajate õpetamist ja juhendamist nende oskuste laiendamiseks, et nad oleksid puhkusele mineva töötaja äraoleku ajaks valmis täitma tekkivaid lisakohustusi.
- Edastage oma töötajatele selgelt ootused ja kohustused. Kuna tegemist on ajutise lisatööga, peate tagama selle, et kõik on samal lehel ja töö viiakse lõpule nõutaval tasemel.
- Olge oma meeskonnaliikmetega regulaarselt kontaktis. Jälgige nende edusamme ja pakkuge vajadusel tuge. See aitab tagada töö sujuva edenemise ka teiste töötajate äraolekul.
- Vajadusel palgake abi. Kui teie meeskonnal on juba ajapuudus ja mitmed töötajad on minemas puhkusele, võib olla hea mõte palgata lühiajaline abi tagamaks sujuv töökorraldus kogu puhkuste perioodiks.
Üldiselt nõuab puhkuse ajal töökoormuse korraldamine ja delegeerimine tõhusat planeerimist, selget suhtlust ja töökorralduse regulaarset jälgimist. Neid samme planeerides saate aidata tagada oma meeskonna produktiivsuse säilimise ning töö edeneb sujuvalt ka siis kui juht ise või osa meeskonnast on eemal.
Kui Sul tekkis küsimusi või soovid arutada, kuidas hinnata meeskonna töökoormust ja olla valmis puhkuste perioodiks, siis võid julgelt meiega ühendust võtta.
