Töökoormuse ja tööaja mõõtmine ei ole sama asi. Kuigi esmapilgul võiks tunduda, et tööaja kaardistamine annab piisava ülevaate, kui palju töötajad pingutavad, siis tegelikkuses on pilt oluliselt mitmekesisem. Töökoormuse hindamine võtab arvesse mitte ainult objektiivset tööaega, vaid ka subjektiivseid tajumusi – kui intensiivseks ja koormavaks töötajad oma päeva tegemisi peavad.
Töökoormuse tajumine võib oluliselt mõjutada töötaja rahulolu, vaimset tervist ja töö tulemusi. Näiteks võib kaks töötajat kasutada täpselt sama palju aega ühe projekti jaoks ja tehes isegi samu ülesandeid, kuid tajuda koormust väga erinevalt. Kui tugineda ainult tööaja kasutamise andmetele, võib see tähendada, et olulised probleemid jäävad avastamata ja lahendamata.
Küsides, mis eristab tööaja ja töökoormuse mõõtmist, tasub mõelda, et tööaja mõõtmine vastab küsimusele “mida tehti?”, samas kui töökoormus vastab lisaks küsimusele “kuidas koormavana tehtut tajuti“. Üks on objektiivne ja teine subjektiivne mõõdik.
Mis on subjektiivne tajutud töökoormus?
Subjektiivne töökoormus on igapäevane reaalsus, mida töötajad kogevad erinevalt. See hõlmab kõike alates ülesannete arvust ja nende keerukusest kuni nende emotsionaalse mõjuni. Tajutud koormust mõjutavad nii töö iseloom kui töötaja isikuomadused, kuid ka näiteks meeskonna sisekliima, kultuur, töötempo jne.
Tajutud töökoormusel on kolm peamist elementi: ajaline, psühholoogiline ja vaimne tajutud koormus:
- Ajalisest survest tulenev tajutud koormus peegeldab seda, kui palju aega on tööde jaoks ette nähtud, kui lähedal on tähtajad ja kas need vastavad ülesande teostamiseks vajaminevale ajale ning töötaja võimekusele. (Näiteks: töötaja peab viie tunni jooksul koostama detailse raporti, mis tavaliselt võtaks kaheksa tundi.)
- Psühholoogiline tajutud koormus viitab stressile ja emotsionaalsele pingele, mis tekib näiteks, kui vastutus on suur ja ülesande sooritusest sõltub palju või kuivõrd meeskonnas jagub psühholoogilist turvalisust ja teineteise toetust. (Näiteks: tugevat survet, sest teab, et tema ülesande täitmise kvaliteedist sõltub kliendiga lepingu jätkumine.)
- Vaimne tajutud koormus puudutab ülesannete keerukust ja vajadust keeruliste probleemide lahendamiseks, kus on vaja rakendada rohkelt kognitiivseid võimeid nagu keskendumine või (uue) informatsiooni töötlemine. (Näiteks: töötaja peab iga koostama keerulist juhendit või lepingut, mis nõuab pidevat keskendumist ja analüüsi.)
Siin on oluline mõista, et subjektiivne töökoormus ei ole lihtsalt “tunne”, vaid väga oluline indikaator organisatsiooni tervisest. Kui töötajad tunnevad ennast ülekoormatuna, hakkavad sageli ilmnema probleemid nii suhtluses, koostöös kui ka tulemustes.
1+1=3
Kui mõelda, kuidas tööaeg ja töökoormus teineteist täiendavad, siis parim viis seda kirjeldada on võrrelda kahte mõõtme tasandit. Kui tööaeg annab ülevaate ajakasutusest, siis töökoormus lisab konteksti ja kvaliteedinäitajaid. Tööaeg vastab “kvantiteedile” – mitu tundi kulub ühe või teise ülesande täitmiseks? Töökoormus keskendub “kvaliteedile” – kui pingutustnõudev ja väsitav on tööprotsess? Kombineerides need kaks mõõtmisviisi, saab juhtkond oluliselt parema ülevaate.
1-1 vestluste või küsimustike abil on võimalik saada aimu töötaja(te) üldise töökoormuse seisu ja tööstressi kohta, kuid see ei võimalda täpsemat analüüsi. Tööaja jälgimise rakendused või ja sisestamine annab küll analüüsitavaid andmeid, millele ja kui palju aega kasutatakse, kuid ei võimalda üksi hinnata koormust. Seega parimad tulemused saavutatakse kombineerides objektiivseid andmeid tööaja kaardistamisest ja subjektiivseid hinnanguid ülesannete koormuse kohta, mis annab terviklikuma pildi, kui ainult üks neist meetoditest.
Näiteks võib juht näha, et töötaja kulutab mõistlikult aega ülesannetele, kuid tema tajutud koormus on siiski kõrge. See võib viidata liiga keerukale töökorraldusele, puudulikule toetusele, ebarealistlikele ootustele või kõrgele stressile ja läbipõlemisohule.
Või kui organisatsioonis on näha, et ühe meeskonna ajakulu on pidevalt suur, saab töökoormuse hindamise tulemuste analüüs aidata määratleda, kas probleemiks on liiga keerulised ülesanded, puudulik tugi või lihtsalt madal efektiivsus.
Väärarusaam töökoormusest
Vältides ekslikku võrdlust, et “tööaeg = töökoormus”, võib organisatsioon jõuda tulemusteni, mis pikas perspektiivis vähendavad stressi ja parandavad meeskonna tõhusust. Lihtsaim viis eksida on oletada, et kui töötaja ei tee pikki tööpäevi, siis on ka tema koormus madal. Tegelikult võib kõrge koormus tekkida ka lühikeste, kuid intensiivsete perioodide jooksul või teatud ülesannete suure osakaalu tõttu. Samuti võib töötaja enda tunnetus ülekoormatuse kohta olla tugevalt seotud sellega, kui palju tuge ja tunnustust ta oma töö jaoks saab.
Oluline on jälgida ka juhtkonna ootuste ja reaalsuse vastavust. Kui juhid ei mõista töökoormuse subjektiivsust, võivad nad teha otsuseid, mis töötajate heaolu hoopis kahjustavad. Kui andmeid kasutatakse koos, on võimalik teha teadlikumaid otsuseid töökorralduse, ressursside jaotamise, kompetentside arendamise, toetuse pakkumise jms kohta.
Rakendades organisatsioonis või meeskonnas töökoormuse kaardistamist, tunnevad töötajad ennast kuulatuna ja märgatuna, kui nende heaolu võetakse tõsiselt. See parandab meeskonna motivatsiooni ja lojaalsust ning võib vähendada vähendab kulusid, mis tulenevad kõrgest tööjõuvoolavusest või haiguspäevadest.
Samas tasub arvestada, et oma töökoormuse hindamine eeldab töötajalt täiendava ülesande teostamist, mis vähemasti teatud perioodiks tõstab tema koormust.
Kuidas alustada töökoormuse hindamist?
Alustuseks tuleb valida õiged meetodid ja eesmärgid. Hea algus võib olla töötajate küsitlus või vestlused, kus kaardistatakse nende hinnangud koormusele ja stressile – kas koormus on üldse probleemiks või on töötajatel hoopis teisi aspekte, mis head sooritust takistavad. Kui on selge, et töökoormus võib olla probleemiks, tasub koguda andmeid ülesannete teostamiseks kasutatava aja kohta (ajakasutuse jälgimise rakendused) ja võrrelda seda subjektiivsete hinnangutega. Parim viis on kombineerida tööaja kaardistamist ülesannete töökoormuse kaardistamisega.
Oluline on protsessi planeerimisse kaasata ka töötajad ise. Tähelepanu tuleks pöörata töötajate teadlikkuse tõstmisele, et nad mõistaksid kaardistamise eesmärki ja selle kasu, et suureneks tulemuste usaldusväärsus ja töötajate motivatsioon. Kaardistamist võib läbi viia kas teatud perioodi jooksul (nt. kuu aega) või integreerida selle püsivalt organisatsiooni tavapärastesse protsessidesse.
Muidugi on tähtis tulemusi süvitsi analüüsida ja leida lahendusi tööprotsesside ja -jaotuse parendamiseks, mis laseks organisatsioonil muutuda ajas tõhusamaks ja meeskond rahulolevamaks.
Artikkel on varasemalt ilmunud personaliuudised.ee portaalis.
