Ilmselt ei ole enam kellelegi uudis, et eelmise aasta maikuus jõustus EL-i isikuandmete kaitse üldmäärus ehk GDPR. Ka riigisisene regulatsioon vajas GDPR-iga kooskõlastamist ning nüüd, 15.jaanuaril 2019 hakkas kehtima uus isikuandmete kaitse seadus. Kuigi verivärske seadus ei too endaga isikuandmete töötlemise põhimõtetes kaasa drastilisi muudatusi, siis ikka ja jälle kuulen inimesi värbamise ja kandidaatide andmetega seoses kõhklemas: mida tohib ja mida ei tohi küsida? Kas ma tohin Facebookist infot vaadata või googeldada?
Seega – tuletame meelde, millised on lisaks tavapärasele üldiselt tolereeritud küsimused ja ka need, mis sõltuvad olukorrast või on pigem problemaatilised. Samuti vaatame, millised on lubatud infoallikad ja milliste infoallikate kasutamine eeldab kandidaadi selget nõusolekut.
Mida vähem, seda parem
Kandidaatidele küsimuste esitamisel või info kogumisel võiks endale malliks võtta ütluse “mida vähem, seda parem.” Selliselt talitades olete kooskõlas ka GDPR-i põhimõtetega, et isikuandmete kogumine, töötlemine ja talletamine peab olema eesmärgipärane ja minimaalne.
Lisaks sellele, mida kandidaat teile ise esitab (CV ja motivatsioonikiri) on üldiselt lubatud küsida ka haridus- ja kvalifikatsioonidokumente – seda muidugi juhul, kui need ametikohaga ka reaalselt seonduvad. Näiteks olukorras, kus te värbate spetsiifilisi oskusi eeldavale ametikohale (masinaehitusinsener), on igati põhjendatud sertifikaatide küsimine, sest teil on vajadus veenduda selles, et kandideerijal on vastav kvalifikatsioon.
Sõltuvalt olukorrast võib töölesoovijalt küsida infot ka kehtivate karistuste kohta. Kui ametikoht näeb ette, et inimene ei tohi olla kriminaalkorras karistatud (näiteks pedagoog), on õigus kandidaadilt paluda, et ta esitaks enda kohta karistusregistri väljavõtte. Niisamuti on sõltuvalt olukorrast lubatud ka foto küsimine – seda näiteks olukorras, kus te värbate modelli ja tema sobivuse hindamine välimuse järgi on põhjendatud ja ametikohaga seotud. Vastukaaluks näiteks raamatupidajalt foto nõudmine ei ole kuidagi põhjendatud.
Problemaatilised küsimused on jätkuvalt need, mis puudutavad kandidaadi perekonnaseisu, laste arvu, religioosseid või poliitilisi vaateid, tervist, hobisid jne. Ja kindlasti palun ärge küsige värbamisprotsessis andmeid, mis on vajalikud alles töölepingu sõlmimiseks (nt isikukood). Keeruline on ka vanuse, emakeele ja kandideerija sooga – et ei tehtaks soo- ega vanusepõhiseid valikuid, tuleks neid küsimusi kindlasti vältida, et mitte minna vastuollu Võrdse kohtlemise seadusega. Vanuse teema on keeruline ka näiteks sellises olukorras, kus te saate pakkuda vähemalt 9-tunniseid tööpäevi, aga kandideerivad 16-aastased, kes CV-s enda vanust ei avalikusta, aga 9-tunniseid tööpäevi seaduse järgi teha ei tohi. Teinekord raiskab selline olukord nii värbaja kui kandidaadi kallist aega.
Infoallikad – kas ma tohin kandidaadi Facebooki profiili vaadata?
Siin kehtib tegelikult väga lihtne reegel – lubatud on kõik, mida inimene enda kohta ise esitab või avalikult presenteerib 🙂
Ilmselgelt on selleks CV ja motivatsioonikiri, aga ka kandidaadi poolt avalikustatud andmed näiteks Facebookis, blogides, Instagramis, LinkedIn-is, Youtube videotes jms. Lubatud on ka avalikud andmebaasid – äriregister, Ametlikud Teadaanded ja karistusregister. Viimase puhul peab arvestama muidugi ka sellega, et kui ametikoht karistusregistri kontrollimist ette ei näe, aga teada tahate, siis tuleb kandidaati kirjalikult teavitada, et te vaatate registrit ka. Ja lisaks eeltoodule on lubatud kõik, mis on nn “googeldades” kättesaadav.
Ainult kandidaadi nõusolekul
Küll aga on ka neid olukordi, kus on vaja kandidaadilt küsida selget nõusolekut. Näiteks olukorras, kus te tahate töölesoovija kohta küsida iseloomustust tema endise tööandja käest, küsige selleks kandidaadi nõusolekut. Sama kehtib ka siis, kui on tegu kandidaadi praeguse tööandja, kolleegide või tuttavatega. Aga ärge unustage, et kui kandidaat küsib, mida tema kohta öeldi, on teil kohustus seda infot talle anda, tehes seda üldsõnaliselt. Kui aga CV-s on märgitud kooskõlastatud soovitajaid, siis nendega kontakteerumiseks nõusolekut küsima ei pea.
Seega, kandidaatide isikuandmeid kogudes, töödeldes ja talletades lähtuge alati põhimõttest: mida vähem, seda parem. Mis puudutab kandidaatide andmete talletamist, võiks meeles pidada, et ilma eraldi nõusolekuta võib kandidaatide andmeid säilitada kuni vaidlustustähtaja lõpuni ehk 1 aasta (VKS § 25). Kui tahate säilitada kauemaks, küsige selleks eraldi nõusolek.
Kui Sul on kandidaatide isikuandmete töötlemise või GDPR-i muude teemadega seoses küsimusi, siis võta meiega ühendust. Aitame hea meelega!
