CV, töövestlus, testitulemused, soovitaja tagasiside ja kiire internetiotsing – värbamisprotsessi jooksul koguneb kandidaadi kohta rohkem infot, kui esmapilgul tundub. Kõik need on isikuandmed ning neid ei tohi koguda põhimõttel „äkki läheb vaja“ või lihtsalt sellepärast, et info on kusagil avalikult kättesaadav. Värbamisel võib töödelda ainult neid kandidaadi andmeid, mis on konkreetse ametikoha jaoks vajalikud ja mille kasutamiseks on tööandjal õiguslik alus. Hea rusikareegel on „mida vähem, seda parem“, kuid lisaks tasub läbi mõelda: miks meil seda infot vaja on, mille alusel me seda kasutame ja kas kandidaat teab sellest?
Milliseid andmeid võib kandidaadilt küsida?
Töölepingu seaduse § 11 järgi võib tööandja küsida ainult andmeid, mille vastu tal on õigustatud huvi. Küsimus peab aitama hinnata kandidaadi sobivust konkreetsele tööle, mitte rahuldama üldist uudishimu. Haridust tõendavat dokumenti või kutsetunnistust võib küsida, kui ametikoht eeldab vastavat kvalifikatsiooni. Perekonnaseisu, laste olemasolu, usuliste või poliitiliste vaadete, ametiühingusse kuulumise ja seksuaalse sättumuse kohta ei ole üldjuhul õigustatud värbamisotsuse tegemiseks infot küsida. Tervise või puude kohta võib küsida ainult ulatuses, mis on vajalik tööülesannete täitmise, seadusest tuleneva tervisenõude või vajalike kohanduste hindamiseks, mitte selleks, et saada teada kandidaadi diagnoosi.
Seega enne kui esitad vestlusel kandidaadile küsimuse, mõtle läbi, kas vastus näitab päriselt inimese võimet seda tööd teha? Kui ei, jäta küsimus küsimata.
Kas kandidaati võib guugeldada?
Avalikult kättesaadav info ei tähenda, et tööandja võib seda värbamisel piiranguteta koguda ja kasutada. Ka sotsiaalmeedias, avalikes registrites või otsingumootoris nähtava teabe puhul peab olema selge, miks seda konkreetse ametikoha jaoks vaja on. Näiteks võib turundusjuhi avalik professionaalne portfoolio aidata hinnata tema senist tööd, kuid aastaid vana eraviisiline puhkusefoto ei ütle tõenäoliselt kandidaadi sobivuse kohta midagi. AKI juhise järgi tuleks taustakontrollis piirduda lõppvalikusse jõudnud kandidaatidega, seada kontrollile selged ja tööga seotud piirid ning kandidaati sellest teavitada. Kui info saadakse mujalt kui kandidaadilt endalt, peab kandidaat teadma, milliseid andmeid, millisest allikast ja mis eesmärgil koguti.
Kas soovitajale võib lihtsalt helistada?
Kui soovid küsida kandidaadi kohta iseloomustust tema endiselt või praeguselt tööandjalt või kolleegilt, tuleb selleks esmalt kandidaadilt nõusolek küsida. Kui kandidaat on CV-s märkinud temaga kooskõlastatud soovitajad, ei ole nendega ühenduse võtmiseks eraldi nõusolekut vaja.
Värbamise käigus võib kandidaadi kohta jõuda juhini infot ka inimeselt, keda kandidaat ei ole soovitajana nimetanud. See ei muuda infot automaatselt usaldusväärseks ega anna õigust seda kontrollimata kasutada. Kui info võib mõjutada värbamisotsust, tuleb hinnata selle usaldusväärsust ja seost ametikohaga ning anda kandidaadile võimalus asjaolusid selgitada või ebatäpseid andmeid parandada. Ühepoolset väidet ei tohiks käsitleda tõendatud faktina.
Kui kaua võib kandidaadi andmeid säilitada?
Andmeid ei tohi hoida tähtajatult. Andmekaitse Inspektsioon soovitab mittevalituks osutunud kandidaadi värbamisandmeid säilitada kuni ühe aasta, sest võrdse kohtlemise seaduse § 25 järgi aegub diskrimineerimisega seotud kahju hüvitamise nõue üldjuhul ühe aastaga. Säilitamise eesmärk ja tähtaeg peavad olema kandidaadile teatavaks tehtud.
Kui Soovid kandidaadi CV-d hoida tulevaste konkursside jaoks kauem, küsi selleks eraldi, vabatahtlik nõusolek. Kandidaadil peab olema võimalik nõusolek tagasi võtta sama lihtsalt, kui ta selle andis.
Kandidaadi andmete läbimõeldud kasutamine ei ole ainult GDPR-i nõue. See aitab hoida värbamisotsuse tööga seotud, vähendada eelarvamuste mõju ja kujundada kandidaadikogemust, mis toetab tööandja mainet.
Kui soovid värbamisel rohkem kindlust ja vähem kõhutunde põhjal otsustamist, saame Sind toetada kogu protsessi või selle keerulisemate etappide juures. Võta PersonaliDisainiga ühendust, aitame kujundada värbamisprotsessi, millele saad kindel olla.
