Üldiselt on teada tuntud tõde, et iga organisatsiooni edu taga on inimesed. Edukas on aga tööandja, kellel on võime meelitada ja hoida inimesi, kes aitavad kaasa ettevõtte üldiste eesmärkide saavutamisele. Siinkohal võib küll julgelt välja hõigata, et värbamisprotsess on organisatsiooni kasvu ja edu väga oluline aspekt. Õigete inimeste leidmine vabadele ametikohtadele ei ole sugugi lihtne – see nõuab aega, ressursse ja teadmisi. Tihti nimetavad juhid just aega selleks teguriks, mida napib ning tunnevad puudust teadmistest, kuidas edukat värbamist läbi viia. Milline on aga edukas värbamisprotsess? Siinkohal tasub kindlasti mõelda värbamise eri etappide ohukohtadele, mida juhid peaksid ise kogu protsessi hallates vältima. Värbamisprotsessis tehtud valed otsused võivad ühel hetkel tekitada tööandjale lisakulusid, millega algselt arvestada ei osatud. Et aga taaskord samasse ämbrisse mitte astuda, on mõistlik kaaluda professionaalse värbamispartneri teenuste kasutamist.
Mustvalgelt värbamisetappidest
Ettevalmistus
Enne värbamisprotsessi alustamist peavad olema selgelt määratletud töökoha nõuded: milline on nõutud kvalifikatsioon, millised on ametikoha jaoks vajalikud teadmised, millist inimest oodatakse ning milliseid oskusi ollakse valmis ise õpetama. Selles etapis on oluline koostada ametikoha profiil, mõelda läbi ajakava ja vajaminevad ressursid selleks, et tagada sujuv ja tõrgeteta värbamisprotsess. Hea, kui ettevalmistusse on kaasatud ka uue töötaja otsene juht või kolleeg, kes sarnast tööd ka ise teinud.
Otsimine
Kui planeerimisetapp on lõppenud, on järgmine samm võimalike kandidaatide otsimine ja „võrgutamine“. See hõlmab erinevate kanalite, platvormide, võrgustike ja soovituste kasutamist. See, milliseid kandidaate otsimine ligi meelitab ja kui suur on huvi ametikoha vastu, sõltub väga palju ettevõttest ja ka kasutatud kanalitest. Millised on ettevõtte väärtused ja töökultuur, need on olulised tegurid välise kuvandi loomisel. Siinkohal tasub pühendada piisavalt aega ja luua töökuulutus, mis annab selge ülevaate ametikoha võimalustest ning näitab lisaks, mis uut töötajat ees ootamas on. Kuulutused, mis on läbimõeldud ja loodud kõnetama ettevalmistuses kirjeldatud profiili, võivad oluliselt suurendada õigete kandidaatide huvi. Liigselt vaid nõudmistele rõhku pannes või kuulutust ebaolulise infoga üle kuhjates võib kuulutus mõjuda tööotsijatele pigem eemale peletavalt ja ei ärata huvi. Siin võib olla ka põhjus, miks oodatud kandidaatide laviin jääbki tulemata. Mitte vähem tähtis on ka kanal, mille kaudu uut inimest otsima asutakse. Möödas on ajad, mil piisas kuulutuse lisamisest maakonnalehe esikaanele ning postkast uputas sooviavaldustest.
Suhtlus
On ettevõtteid, kus kandidaat läbib värbamisprotsessis 7 erinevat etappi ja kõik see võib võtta aega kuni 5 kuud. See on muidugi väga põhjalik protsess ja on üldjuhul vajalik suure värbamisvajadusega ettevõtetes. Mis ei tähenda, et väiksema vajadusega ettevõttes tuleb tööle võtta kohe esimene uksest sisseastuja. Protsessis osalejaid tuleb hinnata igal juhul. Kandidaatide hindamine võib sisaldada vajalike oskuste testi, isiksuse analüüsi või lihtsalt telefonivestlust, peamine eesmärk on mõista kandidaadi sobivust otsitavale ametikohale. Kui kandidaatide otsimine on juba täies hoos, tasub võtta aega, et kandidaatidele vastata ja nendega suhelda ka konkursi jooksul, mitte oodata kuupäeva kukkumist. Unarusse jäetud kandidaadid ja lubatud ajal mitte vastamine on halb üldisele mainele. Värbamisprotsessis saadud kogemus võib hilisemas otsustamisfaasis saada kandidaadi jaoks määravaks ning halva kogemuse tõttu ei pruugi tulla ka pakkumise vastuvõtmist.
Valik
Pärast vestlusi kandidaatidega on üldiselt värbava juhi hinnata iga kandidaadi sooritust ja siinkohal võttes arvesse nende oskusi, kogemusi, kultuurilist sobivust ja üleüldist potentsiaali. Põhjalik hindamisprotsess tagab, et lõplik otsus põhineb objektiivsetel kriteeriumidel. Kui parim kandidaat on kindlaks tehtud, on aeg kandidaadile pakkumine teha. Pakkumises tuleks välja tuua ka kõik lisahüved ja muud asjakohased üksikasjad, mis tööle asumisega kaasnevad. Õigeaegne suhtlemine ja vajaduse korral läbirääkimised on selles etapis võtmeelemendid kandidaadi poolt pakkumise aktsepteerimise tagamiseks.
Uue töötaja sisseelamine
Värbamisprotsess ei lõpe vastuvõetud pakkumisega, vaid see hõlmab ka uue töötaja läbimõeldud liitmist meeskonnaga. Hästi välja töötatud sisseelamisprogramm tutvustab uuele töötajale ettevõtte sisekorda, kultuuri ja töötajale konkreetseid rolliootusi. Regulaarne ja avatud suhtlemine algfaasis aitab uuel töötajal tunda end teretulnud ja toetatuna, suurendades ka tema sujuvat kohanemist ja on pikaajalise töösuhte alus.
Milline on värbamise reaalne ajakulu?
See, kui kaua kogu värbamisprotsess aega võtab, sõltub mitmest asjaolust. Kuigi 100% kindlalt paikapidavat kestust pole võimalik ette ennustada, on järgnev ülevaade ajaliselt üsna realistlik võttes arvesse tüüpilise värbamisprotsessi peamisi etappe:
-Planeerimine, eeltöö, ettevalmistus otsimiseks: 1-2 nädalat
-Otsimise faas, avalik kuulutamine, sihtotsing: 2-4 nädalat
-screening ja esmane suhtlus: 1-2 nädalat
-Vestlused, testid, hindamine, soovitajate tagasiside: 1-2 nädalat
-Valik, otsuse langetamine, pakkumise tegemine, läbirääkimine: 1-2 nädalat
-Tööle tulek, uue inimese võimalik tööle asumine: 4 nädalat
-Sisseelamine: 3-4 kuud
Konkreetsed etapid ja nende kestvus (või ka järjekord) võivad erinevates ettevõtetes erineda. Mõnel organisatsioonil võib olla protsessis täiendavaid etappe või variatsioone, samas kui teised võivad protsessi värbamise kiirendamiseks lihtsustada. Üsna palju sõltub ajakulu ka ettevõtte enda reageerimiskiirusest.
Millist väärtust loob värbamispartneri kasutamine?
Juhid, kelle põhiülesanne ei ole igapäevaselt uute inimeste otsimine, kipuvad olema värbamist vedades roostes ja võivad tunda, et värbamisprotsess on kurnav ning kulutab liialt nende tööaega. Selleks, et põhitöö jaoks jätkuks rohkem aega, on mõistlik lühiajaliselt hoopis värbamispartneri teenus sisse osta.
Aeg, kvaliteet ja kindlus
Värbamisteenuse kasutamine lühendab avatud ametikohtade täitmiseks kuluvat aega. Värbamisagentuuridel on üldjuhul juurdepääs tasulistele andmebaasidele, mis aitavad leida ka raskesti leitavate oskustega inimesi ja ainsad kandidaadid, kelle värbamisagentuur juhile ülevaatamiseks esitab, on need, mis vastavad seatud ootustele ja juhi otsingu kriteeriumidele.
Juht kohtub ainult nende kandidaatidega, keda on juba hoolikalt analüüsitud ja kellega on intervjuud ka eelnevalt läbi viidud. Värbamisspetsialistid tegelevad kandidaatidega igapäevaselt ning oskavad erinevatele ametikohtadele kandideerijaid hinnata, intervjueerida ja analüüsida.
Mitte kõik parimad kandidaadid ei otsi aktiivselt uut tööd. On hulk nö passiivseid talente ja nende leidmine võtab veidi kauem aega. On suur tõenäosus, et värbaja leiab need inimesed ja viisi kuidas neis huvi äratada.
Värbamisagentuuriga töötamise kõige olulisem eelis on see, et suure töö teeb ära keegi teine, aga juhile jääb kindlus, et valiku tegemine ja ühe või teise kandidaadi kasuks otsustamine on jäetud temale.
Värbamisprotsess oma erinevate etappidega (millest igaüks täidab organisatsiooni jaoks olulist eesmärki) loob silla organisatsiooni ja kandidaadi vahel. Kuigi ajakava ja värbamisplaan võib ettevõteti varieeruda, on eesmärk leida tasakaal tõhususe ja kvaliteetse valiku vahel. Värbamisteenuse kasutamine pakub omal moel mitmeid eeliseid ja neid kasutades saavad organisatsioonid optimeerida oma värbamispüüdlusi, leida vajalikke talente ning luua tugeva ja võimeka meeskonna.
