Tööanalüüs on protsess, mille käigus kogutakse, analüüsitakse ja süstematiseeritakse teavet konkreetse töökoha kohta. Tööanalüüsi eesmärk on määratleda töö eesmärk, ülesanded, vastutus, oskused, kompetentsid ja töötingimused. See on ka töötajate oskuste, teadmiste ja omaduste kaardistamine ning nende seostamine organisatsiooni üldiste eesmärkidega.
Tööanalüüs on oluline personalijuhtimise tööriist, sest see aitab luua selgeid ja objektiivseid kriteeriume töötajate värbamiseks, hindamiseks, arendamiseks ja motiveerimiseks. Tööanalüüs aitab luua selgust tööülesannete “hall alas” ning kaardistamise protsessis saavad paljud rollid oluliselt selgemaks. Tööanalüüs on oma olemusel väga kasulik protsess, mis aitab organisatsioonidel ja töötajatel paremini mõista ning täita oma tööga seotud rolle ja rollidele seatud ootuseid. Kindlasti ei ole tööanalüüsi mõte luua järjekordne uus dokument, millel puudub mõte ja otstarve. Tööanalüüs aitab mõista tööprotsesse ning tagada igale ametikohale selgus.
Kellele?
Tööanalüüsist saavad kasu nii tööandjad kui ka töötajad. Ühest küljest tööandjad saavad paremini mõista oma organisatsiooni vajadusi, tugevusi ja nõrkusi ning seeläbi kujundada tõhusamaid ja sobivamaid personalistrateegiaid. Teisest küljest töötajad saavad paremini mõista oma töö olemust, ootusi ja arenguvõimalusi ning see suurendab nende töörahulolu ja -tulemuslikkust.
Kus?
Tööanalüüsi saab kasutada erinevates valdkondades ja olukordades. See võib aidata:
- luua või uuendada ametijuhendeid, mis kirjeldavad töö sisu, nõudeid ja tingimusi;
- luua või täiendada kompetentsimudeleid, mis määratlevad tööga seotud teadmised, oskused, hoiakud ja käitumised;
- planeerida ja läbi viia värbamis- ja valikumenetlusi, mis põhinevad tööga seotud kriteeriumidel ja meetoditel;
- kujundada ja rakendada koolitus- ja arenguprogramme, mis vastavad töötajate õppimisvajadustele ja -eesmärkidele;
- teha ning analüüsida töötasude ja hüvitiste uuringuid, mis põhinevad töö väärtusel ja turutingimustel;
- läbi viia ja tagasisidet anda tööalase hindamis- ning arenguvestluste kohta, mis põhinevad tööga seotud tulemustel ja arengukavadel;
- hinnata ning parandada töökeskkonna ja -ohutuse aspekte, mis mõjutavad töötajate heaolu ja tervist.
Kuidas?
Tööanalüüsi läbiviimiseks on erinevaid meetodeid, mida saab kohandada vastavalt töö iseloomule, eesmärgile ja ressurssidele ning igal meetodil on omad eelised ja puudused.
Tööanalüüsi protsess võib erineda sõltuvalt kas tegemist on uue ametikoha loomisega või olemasolevate ametikohtade kaardistamisega. Kui uue ametikoha puhul on rõhk eelkõige vajalikel oskustel ja pädevustel, tihti ka isikuomadustel, siis olemasolevate töökohtade analüüs hõlmab tihtipeale ka tööprotsesside optimeerimist ja tööjaotuse ülevaatamist.
Soovitav on kaasata mitmeid osapooli, sealhulgas otsest juhti, samasugust või sarnast tööd tegevat kolleegi, personalispetsialisti ja töötajat ennast. Tööanalüüs tagab, et organisatsioon mõistab täielikult, millised oskused ja ressursid on vajalikud, et saavutada parimaid tulemusi.
Mõned levinumad meetodid on:
- küsimustikud, mille abil saab koguda kvantitatiivset ja kvalitatiivset teavet töö kohta suurelt hulgalt töötajatelt;
- intervjuud, mille abil saab koguda sügavamat ja detailsemat teavet töö kohta väiksemalt hulgalt töötajatelt;
- vaatlused, mille abil saab koguda objektiivset ja reaalset teavet töö kohta otse töökohal;
- dokumendid, mille abil saab koguda olemasolevat ja asjakohast teavet töö kohta organisatsiooni aruannetest, protseduuridest, juhenditest jms;
- tööproovid, mille abil saab koguda praktilist ja kohaldatavat teavet töö kohta, paludes töötajatel või kandidaatidel täita tööga seotud ülesandeid.
Tööanalüüs aitab kaasa organisatsiooni efektiivsusele, töötajate arengule ja töörahulolule ning selle tulemusi saab rakendada mitmel erineval viisil. See võimaldab juhtidel paremini mõista, kuidas iga töötaja panus mõjutab organisatsiooni eesmärkide saavutamist, soodustades seeläbi paremat tulemuslikkust. Erinevate meetodite ja rakendusvaldkondadega saab tööanalüüsi kohandada vastavalt organisatsiooni vajadustele, muutes selle mitmekülgseks tööriistaks personalijuhtimises.
