Iga ettevõte liigub mingi eesmärgi suunas. Eesmärkide saavutamiseks on vaja hetke olukorda kaardistada ning hea võimalus selleks on töötulemuste mõõtmine, mis annab võimaluse teada saada, kas töötajad on efektiivsed ning täidavad neile seatud eesmärke. Mõõtmise eesmärgiks on tulemuste hindamine ja efektiivistamine. Kõige tavapärasem on perioodilised eesmärgid – mõõdetakse, mis on hetkel oluline ning kui hetkeolukord on rahuldav, liigutakse järgmise laual oleva teema juurde. Töötulemuste mõõtmise protsess ei saa ega peaks olema vaid hetkeline tegevus ning selle kaardistamine mingi eesmärgi saavutamiseks vaid püüelda tuleks selle poole, et eesmärgid oleksid paigas ning protsess liiguks pidevalt ja sujuvalt. Liikuda tuleks ringiratast mööda kõiki olulisi samme. Tihti aga juhtub nii, et jäädakse kinni või lõpetatakse mõõtmistulemuste hindamine mõnes etapis, kui asjad tunduvad sujuvat või eesmärk justkui täidetud. Tähele tuleks panna, et läbi mõõtmise on võimalik näha tegelikku olukorda – minevik, olevik, tulevik ning jättes vahele mõne sammu või lõpetada protsess poole peal võib oluline info kaduma minna, mõne aja pärast uuesti alguses olla tundes, et kogu tehtud töö ja aeg on olnud raisatud. Selleks, et sellist olukorda vältida, vaatame üle, kuidas toimub töötulemuste mõõtmise protsess ning kuidas sellega “ringis” püsida.
Tulemuste mõõtmise ring ehk olulised sammud mõõtmistsüklis
Töötulemuse mõõtmise ringi kui terviku arusaamine on juhile väga vajalik mõistmaks, milliseid andmeid on mõõtmiseks vaja koguda ja mida nendega edasi teha.
Esimene samm on PLANEERIMINE. Mark Twain on öelnud: „Andmed on nagu prügi. Sa pead teadma mida sellega teed, enne kui seda koguma hakkad“. Siinkohal tulevad kasuks kindlasti OKR’id ehk Objective and Key Results ehk eesmärkide juhtimise raamistik.
Juba planeerimise juures on oluline protsessi kaasata õiged inimesed.
Kaks põhilist küsimus, millest peaks ettevõttes alustama:
- Mis on meie ettevõtte eesmärk, kuhu suunas me liikuda tahame?
- Kuidas saame ettevõttes panna kõik sünergiliselt töötama tulemuste maksimeerimise suunas?
Kui nendele küsimustele kohe vastus ei ole, võib alustada mõtteid avavate küsimustega:
- Kuidas edu välja näeb?
- Kuidas me saame aru, et oleme edu saavutanud?
Teine samm on VALIMINE. Tuleb otsustada, mida mõõtma hakatakse. Mõõta saab näiteks kvaliteeti, produktiivsust, kasumit või muud. Oluline on selgelt ära määratleda, mida antud info all mõeldakse. Selles etapis on oluline kasutada mõõtmisvahendeid, kui neid veel ei ole, siis tuleb need välja töötada. Oluline on see eesmärk meeles pidada ning mõõtmissüsteemi väljatöötamisel pidevalt analüüsida ja teha järeldusi. Erinevate mõõtmis protsesside arendamisel ja juurutamisel on võtmesõnaks inimestega suhtlemine. Inimesed, kes on igapäevaselt asjas sees, oskavad välja tuua fakte/põhjendusi miks või kuidas midagi mõõtma peaks, samuti süsteemi kitsaskohti. Valimis etapp loob põhja järgmistele etappidele.
Kolmandaks sammuks on ANALÜÜSIMINE. Võimalus hinnata kas mõõtmistulemused on adekvaatsed ning analüüsida, ega tulemused ei ole vigased või poolikud. Üsna tihti on saadud teave nii tehniline, et ettevõttes puudub kompetents selliste andmetega midagi peale hakata. Selles faasis on võtmetähtsusega analüüsi käigus saadud teadmisi ja tulemusi töötajatega jagada. Antud sammu kitsaskoht on see, et selles etapis ei kaasata töötajaid ning järeldusi võidakse teha kas arusaamatute (puuduvad süvateadmisi valdkonnast ehk tehakse pinnapealsed otsused, ei tõlgenda andmeid õigesti) või vigaste tulemuste pealt ning protsess laguneb.
Neljandaks sammuks on TÕLGENDAMINE. Arvatakse, et analüüsimine ongi tõlgendamine, kuid tegelikult eeldab see infost arusaamist ning lahti rääkimist lihtsas keeles – viisil, et info oleks selgelt ja lihtsalt mõistetav. Kui puuduvad süvateadmised valdkonnas, on oluline kaasata spetsialisti, kes aitab andmetest õigesti aru saada. Selleks oledki ettevõttesse palganud just need inimesed/spetsialistid, kes Sul seal on! Kui ettevõtte sees puudub piisav kogemus, on võimalus kaasta ka partner väljaspoolt ettevõtet.
Viiendaks sammuks on OTSUSTAMINE. Otsustamiseks tuleb kasutada eelnevalt kogutud andmeid ning arutelusid mõistmaks, kas loodud mõõtmissüsteem töötab ning sobib teie ettevõttele, kas saadud info on kasulik, õigesti tõlgendatud ning kas sellisel viisil on võimalik täita algselt püstitatud eesmärke.
Kuuendaks sammuks on PÜHENDUMINE, mis tähendab saadud andmetele ja otsusele tuginevat tegutsemist. Nüüd ei toimu enam ainult info kogumist vaid on võimalik töötajaid suunata ja koolitada, et liikuda püstitatud eesmärkide suunas. 90% õpivad inimesed mitteformaalselt ehk läbi kogemuste ja katsetamise. Sellepärast on oluline, et ettevõttes sees oleks õppimist ja kogemuste jagamist toetav kultuur. Saates inimesi koolitustele (mille puhul töötajad ootavad, et neile pannakse kulbiga tarkust pähe) ei tööta, vaid ise proovimine ja vastastikune teadmiste ja kogemuste jagamine on palju kasulikum ja informatiivsem. Miks on oluline, et töötaja teaks, millised on ettevõtte ootuseid tema suhtes, kui ta koolitused on läbinud, saad lugeda SIIT!
Seitsmendaks sammuks on TEGUTSEMINE. Eelmise sammu jooksul on töötajatele antud teadmised ja võimekus. Võttes arvesse süsteemi kitsaskohti ning hoides meeles eesmärki, tuleb tegutseda.
Kaheksandaks sammuks on ÜLEVAATAMINE. Selles etapis tuleb kogu protsess üle vaadata. Hinnata, kas algselt planeeritud eesmärk on õigesti seatud ning mõõtmist meetod aitab eesmärki saavutada. Kui olete selleni jõudnud on protsess hästi ja eesmärgistatult läbitud – oled teinud head tööd! Vajadusel võib siinkohal teha korrektuure ning pöörduda uuesti planeerimise juurde ning täiendada oma esialgselt kaardistamise ringi või alustada algusest.
Nii nagu eelnevalt välja toodud liigub ring uuesti planeerimise juurde, kus vajadusel tuleb teha kohendusi ning liikuda jälle samm-sammult edasi. Selline töötulemuste mõõtmise protseduur tagab ettevõttele efektiivse ja alati up-to-date ülevaate ettevõtte plaanist ning võimaldab teha kiireid parendusi protseduuris kogu protsessi uuesti alustamise asemel.
Eespool mainisin, et erinevate mõõtmis protsesside arendamisel ja juurutamisel on võtmesõnaks inimestega suhtlemine. Veendumaks, kas töötaja on õigesti aru saanud talle seatud ootustest ning pannes töötajat ise analüüsima, mida temalt oodatakse, on heaks võimaluseks esitada järgnev küsimus: „Kuidas Sina töötajana tead, et oled olnud edukas?“. Läbi töötaja eneseanalüüsi on võimalik aru saada kas ja kuidas tal õnnestub talle seatud eesmärke täita.
Lõpetuseks toon välja 3 asja mis on olulised kogu protsessi juures meeles pidada:
· Kommunikatsioon. Oluline osa iga sammu juures. Lisaks vigade tunnustamisele on oluline ka tunnustada (või tunnistada) eksimusi (päriselt!) ja mitte otsida süüdlast. Otsida tuleb lahendust – kuidas ja mida saaks sellest õppida ja edaspidi teha efektiivsemalt.
· Kaasamine. Kaasates töötajaid kõikides etappides ning läbimõeldud ja õigete küsimustega on võimalik töötajaid motiveerida ning saada neilt väga väärtuslikku sisendit, et ettevõttena kasvada.
· Järjepidevus. Töötulemuste mõõtmine ja hindamine ei pea toimuma ainult alguses ja lõpus. Kordades paremini töötab hoia-kätt-pulsil taktika. Mis tähendab, et töötajatel on alati informeeritud ning nad on teadlikud protsessi käekäigust. See on aluseks ka agiilsele juhtimisele ja agiilsele kultuurile, sest sellisel juhul saab kohe teha ümberkorraldusi, et protsessi efektiivistada ning aega kokku hoida.
Kui Sulle tundub, et sooviksid kellegagi sel teemal arutleda või kedagi, kes aitaks protsessiga algust teha, siis võta meiega ühendust ning saame Sulle abiks olla.
