Ametijuhend ei ole kohustuslik. Eesti töölepingu seadus näeb, et ette, et töötaja tööülesanded peavad olema kirjeldatud tema töölepingus. Praktikas kasutatakse selleks aga sageli ametijuhendeid kui töölepingu lisa.

Olgem ausad, enamikes (väiksemates?) organisatsioonides ametijuhendeid kas üldse pole või need on üldsõnalised, erinevatest kättesaadud näidistest kokku pandud või koostatud sellisel kujul, et peale selle allkirjastamist seda enam teist korda kätte ei võeta. Siiski tasub hästi kirjutatud ametijuhenditesse panustatud aeg ennast ära.

Mida üks hästi kirjutatud ametijuhend kui töövahend annab?

Annab ülevaate töötajale esitatud ootustest

Mis see ametijuhend üldse on ja kellele seda vaja on? Seda on vaja eelkõige ju töötajale, see on ju ameti juhend. Ehk et ametijuhend peaks olema koostatud viisil, mis annab töötajale juhiseid, mida temalt sellel töökohal oodatakse.

“Üks peamisi põhjuseid,
miks töötajate töötulemused ei rahulda nende juhte,
seisneb selles, et töötaja lihtsalt ei tea,
mida temalt oodatakse  :)”

Loomulikult on kõige efektiivsem viis inimesele näost-näkku selgitada, mida temalt oodatakse, aga kõige põhilisemad ootused tasub ametijuhendisse kirja panna.

Võtame näiteks olukorra, kui tööle tuleb uus inimene. Kahjuks ei ole enamikes Eesti ettevõtetes mõeldud selle peale, kuidas uue meeskonna liikme sisseelamist hõlbustada ehk puudub sisseelamistegevuste kontseptsioon. Mis tavaliselt juhtub on see, et töötaja tuleb tööle (võimalik, et tema töökoht pole isegi veel valmis seatud ja vajalikud töövahendid tulevad alles järgmisel nädalal), ta juhatatakse näiteks raamatupidaja juurde, kes annab talle mõne telliskivi paksuse pataka erinevaid nõudeid – tööohutus, tuleohutus, heal juhul ka sisekorraeeskirja jne lugeda (tundub hirmus põnev esimene tööpäev, eks;) ). No ja sinna juurde ka siis ametijuhend, kus on enamasti kirjas üldsõnaliselt tema tööülesanded ja hunnik punkte, mille eest ta peab vastutama. Õiguseid on seal ehk mõned punktid.

Selliste ametijuhendite miinuseks on see, et need annavad töötajale küll aimu, mida ta tegema peab, aga mitte vähimalgi määral infot selle kohta, kuidas selle töö tegemist või millist tulemust temalt oodatakse. Aga just ootused on uue töötaja jaoks ja töötulemuste saavutamise seisukohast kõige olulisem. Ja kui need on teada, tulevad ka tulemused paremad.

On aluseks tulemuste juhtimisele ja inimeste arendamisele

Samal ajal, kui ta on vajalik töötajale oma eesmärkide mõistmiseks ja kasulik õigete inimeste leidmiseks, on ametijuhend ka alus töötaja töötulemuste hindamiseks. Ametijuhend peaks olema kõige esmane eesmärkide kogum, mille põhjal on võimalik hinnata, kuivõrd töötaja saab oma tööülesannetega hakkama.

Kui ametijuhendis on kirjas tulemus, mida töötajalt oodatakse on oluliselt lihtsam hinnata seda, kas ja kuivõrd edukalt töötaja oma töötulemustega hakkama saab. Näiteks kui ametijuhendis on kirjas, et „ülesanne on klientide teenindamine“, siis see annab infot küll selle tegevuse kohta, ehk mida ta peab tegema, aga mitte selle kohta, mil viisil. Kliente võib teenindada ülbelt, sõbralikult, aeglaselt, kiiresti, abivalmilt, rahulolematult, vihaselt, rõõmsameelselt jne. Samas kui ametijuhendis on kirjas, et ülesande tulemusena on klient rahulolev, saab meeldiva ja asjatundliku teenindamise osaks.

“Mõttekas on jätta tööülesannete kirjeldus veidi üldisemaks,
kuid kirjeldada ära oodatav tulemus.”

Tulemuste kirjeldamine annab see võimaluse töötajal endal leida lahendusi, jätab talle vabadust ning võimaldab olla paindlik lähtuvalt ettevõtte arengust ja hetkesituatsioonist. Kõik see suurendab tema motivatsiooni saavutada tulemust ehk ootusi, mida talle on esitatud.

Töötulemuste hindamise seisukohast on loomulikult kasulik koos konkreetse töötajaga tema isiklikud eesmärgid ja oodatavad tulemused, on see siis näiteks arenguvestluste raames või muul viisil.

Ametijuhend on kui üks töövahend, mis aitab välja selgitada kitsaskohad, mille lahendamiseks on võimalik inimesi täiendavalt arendada või koolitada.

Lihtsustab värbamist

Ametijuhend on alus ka selleks, et leida õigete omaduste ja oskustega kandidaate. Hästi koostatud ametijuhend teeb oluliselt lihtsamaks värbamise, kui seal on kirjas, millised omadused ja eks ikka ka oskuseid ideaalis uuelt inimeselt oodatakse.

Mõnes üksikus ametijuhendis, mida ma näinud olen, on kirjas see, millised omadused sellel töö edukal tegemisel kasuks tulevad või lausa hädavajalikud on. Olgem ausad, inimeste omadused ja suhtumine on töö edukaks sooritamiseks olulisemad kui nende oskused või haridustase. Enamik personalijuhte on sellest aru saanud ja lähtub värbamisel põhimõttest, et organisatsiooni, töö ja inimese vahel peab olema võimalikult hea sobivus.

“Palka omadusi,
õpeta oskusi.”

Hiljuti avaldas Entrepreneur 30 ettevõtja peamise nõuande inimeste tööle võtmise osas. 25 neist mainis kõige tähtsamana inimesi suhtumise ja omaduste rolli palkamisel, mitte nende oskuseid või teadmisi.

Loomulikult on teatud oskused, ilma milleta ei ole võimalik konkreetset tööd teha ja kindlasti ei tohiks neid ametijuhendist kõrvale jätta ning teatud juhtudel on ka haritud või eriala ülioluline, kuid ei tasuks neid aspekte üle rõhutada.

Niisiis tasub ametijuhendisse kirjutada need omadused ja oskused, mis tõesti otseselt mõjutavad hea tulemuse saavutamist.

Head ametijuhendit ei saa luua ilma oma organisatsiooni situatsiooni arvestamata. Hea ametijuhendi koostamisel tasub lähtuda tööanalüüsist ja kaasata sellesse lisaks ametikoha otsesele juhile, töötajad, kes selle ametikohaga otseselt kokku puutuvad või juba sel kohal töötavad. See aitab kaasa mitmel viisil – ühest küljest annab see oluliselt rohkem infot, kui ainult juht suudaks anda. Teisalt aitab kaasamine luua avatud ja motiveerivat töökeskkonda.

Samuti ei tohiks ametijuhendit võtta lõplikuna, vaid tööriistana, mida vastavalt vajadusele muudetakse ja täiendatakse.

Järgmine samm ametijuhendist on kompetentsimudeli(te) loomine, mis on veelgi täpsem tööriist, mida saab kasutada töötulemuste hindamises. See kirjeldab, millised on organisatsiooni ootused inimeste oskustele ja omadustele ja seda juba laiemalt kui ainult ühe ameti piires.

Jõudu, toimivate ametijuhendite koostamisel! Vajadusel küsi abi.