Meeskonnad töötavad koos kõige paremini, kui tööjaotus meeskonnaliikmete vahel on ühtlane ning õiglane. Tihti aga kohtab meeskondi, kus mõnel töötajal on küllaga aega jalga kõigutada, kui teisel töötajal on samaaegselt to-do nimekirjas rohkem, kui ta jõuab kanda. Lühiajaliselt on selline olukord vahel paratamatu, kuid kui see kestab pikemat aega, võib see üsna kiiresti viia rahulolematuse ja frustratsioonini meeskonnas.
Delegeerimine ja tööde jaotamine meeskonnaliikmete vahel võib tunduda lihtsa ülesandena, kuid tegelikult on see juhi jaoks üks keerulisemaid ja nüansirohkemaid ülesandeid, kus tuleb arvestada kõikide meeskonnaliikmete personaalsete tugevustega. Samas meeskonna töösoorituse ja produktiivsuse optimeerimine läbi õiglase tööjaotuse on juhi jaoks üks olulisemaid ülesandeid.
Oluline on, et kõikidel meeskonnaliikmetel on õiges koguses tööd. Loomulikult võib töömaht kõikuda olenevalt ettevõtte tegevusalast ja töö iseloomust ning lühiajalised balansist väljas olemised on mõistetavad, aga oluline on vaadata pikemat perspektiivi ning tagada pikemas plaanis tööjaotuse õige tasakaal ja õiglustunne meeskonnaliikmete endi tajudes. Võib olla ahvatlev anda kõige töökamale meeskonnaliikmele kõige rohkem projekte (eriti, kui ta saab oma projektid alati kõige kiiremini valmis) ning olla ebaproportsionaalselt leebe kellegagi, kel on parasjagu keeruline aeg, kuid see on libe tee. Kõige olulisem on jääda töökoormuse jaotamise juures õiglaseks. Sest ebaõiglane tööjaotus ei mõju mitte ainult töö efektiivsusele vaid hakkab närima järjest suuremat auku ka tugevasse meeskonnatundesse ja heasse sisekliimasse.
Hinda, milline on Sinu meeskonna tööjaotus
Kui tajud, et Sinu meeskonnas on olukord, kus üks töötaja kõlgutab laua taga jalga ning teine töötaja on töösse uppumas, siis alusta sellest, et kaardistad kõikide meeskonnaliikmete hetkelise töökoormuse ja parasjagu laual olevad projektid. Kui meeskonnas on töötajaid, kelle panus on oodatust väiksem, tasub uurida mis nende elus väljaspool tööd toimub. Põhjuseks võivad olla Isikliku elu mured, tervisemured või hoopis selguse puudumine oma rolli ja temale seatud ootuste osas. Ületöötajatelt tasub uurida, kas tegemist on ülearenenud kohusetundega või tajuvad nad (liig)kõrget töökoormust loomuliku osana oma rollist (ületöötamine võib väga kiiresti ja „ootamatult“ viia läbipõlemiseni). Kui ebaühtlase tööjaotuse põhjused on teada, saab hakata mõtlema lahenduste peale, mis kestaksid.
Soovitus:
Tõstata töökoormuse ja tööjaotuse teema 1-1 vestlusel.
Kaardista meeskonnaliikmete tugevused
Töötades meeskonnas saavad varem või hiljem selgeks meeskonnaliikmete tugevad ja nõrgad küljed. Sellest tulenevalt võib projektide jagamine töötajate vahel kohati olla keeruline, kuid see võib samal ajal avada ka uut potentsiaali. Kui üks töötaja on mingis kindlas ülesandes väga hea, kulub tal selle ülesande täitmiseks tõenäoliselt oluliselt vähem aega ning tema efektiivsus selle ülesandega tegelemises on väga kõrge. Loomulikult on parim olukord see, kus meeskonnaliikmetel ongi loomupäraselt erinevad tugevused ning meeskonnaliikmed täiendavad oma oskustega üksteist. Nii saad tulevikus jaotada ülesanded ja projektid vastavalt iga meeskonnaliikme tugevustele ning seeläbi tagada kõrgema motiveerituse ja pühendumise. Sest inimestele meeldib loomupäraselt teha seda, milles nad on head.
Soovitus:
Kaardista 1-1 vestlusel töötaja praegused tugevused ja ka motivatsioon uusi asju õppida. Võib juhtuda, et on mõni valdkond, milles töötaja ei ole veel väga hea, kuid tal on huvi ja tugev motivatsioon seda õppida ja selles parimaks saada.
Hoia kätt pulsil
Et ühtlast tööjaotust hoida, tuleb igal ajahetkel teada, milline töökoormus igal meeskonnaliikmel parasjagu on. Vii sisse regulaarsed koosolekud, kus saada ülevaade meeskonnaliikmete projektide hetkeseisust – nii jõuab kiiresti jälile, kas kellelgi on abi vaja ning kelle töölaual oleks ruumi uusi projekte vastu võtta.
Soovitus:
Perioodilistel koosolekutel lase kõikidel töötajatel (näiteks 10 palli skaalal) hinnata oma hetkelist töökoormust ja sellega toimetulekut.
Hästi toimivas meeskonnas on juht teadlik, milline on iga tema meeskonnaliikme optimaalne töökoormus, mille juures tema efektiivsus ja töö tulemuslikkus on kõrgeimad. Eelnevate soovituste põhjal tegutsemine on hea alguspunkt, et sinnamaani jõuda.
Kui vajad sellel teekonnal tuge, siis võta meiega julgelt ühendust.
