Tänapäeva kiire tempo ja nõudlikud tööülesanded panevad meeskonnad sageli silmitsi ajapuudusega. Oluline on teadlikult võtta fookusesse meeskonna ajajuhtimine ning tõhus ajajuhtimise kultuur ja sõlmida kokkulepped, mis aitaksid inimestel oma aega paremini hallata, vältida segadust ja konflikte ning toetaks meeskonna ühtsust ja produktiivsust.
Ajal on meie kõigi jaoks ühine omadus – see on piiratud. Selged kokkulepped ajakasutamise osas aitavad meeskonnaliikmetel paremini mõista üksteise ootusi ja vajadusi ning tagavad sujuvama koostöö, meeskonna ühtsuse, tulemuslikkuse ja vajadusel paindlikkuse.
Hea ajajuhtimise kultuur meeskonnas
Kui kõigil on ühine arusaam ajakasutamise põhimõtetest meeskonnas, siis väheneb segadus ülesannete ja ootuste osas ning selle tulemusena ka stress ja võimalikud konfliktsituatsioonid. Teisalt loovad kokkulepped tugevama meeskonnatunde ja aitavad ühiselt suuremaid eesmärke saavutada. Kui meeskonnaliikmed tunnevad, et nad saavad üksteist tähtaegade ja ajaliste kokkulepete osas usaldada ning üksteise aega ning panust austatakse, loob see tugevamat meeskonnatunnet ja tööga rahulolu.
Hea ajajuhtimise kultuuriga meeskondi iseloomustab selle liikmete pidev eneseareng ajajuhtimise osas ja valmisolek oma ajakasutust kohandada vastavalt vajadustele. Võimalik, et selleks on vaja koolitusi või töötubasid ajajuhtimise või produktiivsuse teemadel, et üldist teadlikkust tõsta. Teisalt võib olla kasulik hoopis inviduaalne lähenemine, pakkudes mõnele meeskonnaliikmele mentorlust või muud tuge aja- ja ülesannete planeerimise ning koostööga seotud väljakutsetega toimetulekuks. Kindlasti tuleb kasuks, kui meeskonnaliikmed jagavad omavahel ootusi, näpunäiteid ja parimaid nippe ajajuhtimise osas ning seeläbi jõutakse ühiselt efektiivset ajakasutust toetavate harjumusteni.
Meeskonna ajajuhtimine – millele keskenduda?
Hea ajajuhtimise kultuuriga meeskonda iseloomustavad selged põhimõtted, mis võiksid hõlmata kokkuleppeid tähtaegade, üksteise aja ja eripärade austamise osas. Kogusime kokku mõned mõtted parimatest praktikatest, kuidas meeskonnas ajajuhtimisele üksteist arvestaval viisil läheneda.
Tähtaegade planeerimine
Olukordades, kus mõne eesmärgi täitmine hõlmab tõesti ainult ühe inimese pingutust ei olegi see nii oluline ja #tähtaegmotiveerib tüüpi inimene võib rahumeeli viimasel öösel enne tähtaega maksimaalselt pingutada. Kuid kui kellegi teise töö sõltub tema osast (ja tema tööstiil ei ole viimasele hetkele jätmine), siis on pinged paratamatud tekkima.
On inimesi, kelle jaoks on loomulik enamik ülesandeid jätta viimasele minutile. Ehk nad oma loomu poolest kipuvad ülesandeid seni edasi lükkama, kui tuleb motivatsioonipuhang või kui saabuva tähtaja surve või läheb nii kõrgeks, et nad teevad vajalikud asjad siiski õigeks ajaks ära. Paraku inimestes kes on rohkem planeerivad, tekitavad tegemata ülesanded ja sellised meeskonnaliikmed stressi ja ärevust.
Erinevate tööstiilidega meeskonnaliikmete puhul tuleb omavahel selgeks rääkida konkreetne protsess ja leppida aegsasti kokku tähtajad (mis on seatud piisava puhvriga). Pikema projekti või tegevuste ning meeskonnaliikmete kalduvusel korral asju edasi lükata, võivad abiks olla vahe check-in’id, et jälgida, kuidas asjad edenevad ja vajadusel kohandada tähtaegu, et vältida ebameeldivaid üllatusi.
Võib kasutada mõnda projektijuhtimise tarkvara, kus määratakse kindlaks ühised prioriteedid ja tähtajad ning jagatakse vastutus ülesannete täitmiseks. Oluline on ka võtta regulaarselt aega, et hinnata meeskonnaliikmete töökoormust ja ülesandeid ning vajadusel kohandada vastavalt tähtaegu ja ajaplaneerimist.
Selged ajalised ootused
Samuti on hea, kui oma ootuseid kellegi teise panuse osas väljendatakse selgesti ja koos tähtaegadega. Näiteks kui infot vahetatakse kirja teel ning oodatakse kirja adressaatidelt mingit tegevust – on selleks siis tagasiside, kinnitus, täiendavad ideed vms. Paraku ei ole need ootused kirjas selgelt välja toodud ning ei ole ka seatud ajalist raami, mis ajaks kellegi panust oodatakse. Seega on hea praktika lisada kirja lõppu (või inimeste puhul, kes keskenduvad eelkõige kirja algusele algusesse) kasvõi ühe lausena kokkuvõte, mida ja mis ajaks oodatakse. Sama kehtib tegelikult ka igapäevases suhtluses – “anna mulle teada”, “arutame seda millalgi” jne.
Jagatud kalendrid
Selleks, et meeskonnas saaks üksteise ajaliste plaanidega arvestada, peaksid need olema üksteisele kättesaadavad ning omavaheline kalendrite jagamine on juba igati normaalsuseks kujunenud. Loomulikult on inimeste digitaalsete kalendrite kasutamise harjumused väga erinevad. Kes on täiesti digikalendri, kes märkmiku usku. Igaüks teeb oma oskuste ja harjumuste baasilt parima, et oma aega võimalikult hästi planeerida (ja on ka inimesi, kes funktsioneerivad üsna hästi ka ilma planeerimata). Ka siin on võimalik teha meeskonnas kokkuleppeid kalendrite täitmise ja kasutamise osas. Kindlasti peaksid kõik olulised meeskonna koosolekud, sündmused ja tähtajad olema ühes ühises kalendris/keskkonnas, mis on kõigile osapooltele kättesaadav.
Tänapäeval on väga palju erinevaid digitaalseid ajajuhtimise tööriistu, alustades kalendritest, ülesannete haldamise rakendustest ja projektigraafikutest kuni tööaja trackimiseni välja, mis aitavad meeskonnal oma aega tõhusamalt hallata. Tuleb lihtsalt teha valik konkreetse meeskonna vajadustest ja eelistustest lähtudes.
Lisaks on igal ühel meist oma eripärane energiatsüklite rütm – ehk et millal oleme kõige produktiivsemad, millal pigem mitte. Selle järgi on hea planeerida ka erinevaid ülesandeid ja tegevusi oma päeva. Õppige tundma enda ja teiste töö- ja energiatsükleid. Nii saab planeerida igaüks enda tegevusi vastavalt sellele, et saavutada maksimaalne tulemus ning teisalt teavad teised meeskonnaliikmed, millal on parim aeg kellegagi koostööks.
Koosolekute tõhustamine
Viimastel aegadel on palju juttu olnud koosolekute suurest ajakulust ning nende moraalsest kurnavusest. Väga sageli kurdetakse erinevates organisatsioonides, et pidevalt tuleb erinevatel koosolekutel istuda, mistõttu jääb oma töö tegemata või tuleb seda töövälisel ajal teha. Nii tekib inimestel tunne, et nende aega ei austata (eriti kui tegelikult ei vajata nende panust, vaid on ainult nice to know). Kuigi kaasamine on oluline, siis iga teema osas pole tingimata vaja koosolekut kokku kutsuda. Vahel võib üleliigne koosolekutamine olla näiteks seotud meeskonnaliikmete ebakindlusega iseseisvalt otsuseid vastu võtta. Seega tuleks koosolekute puhul kriitiliselt hinnata, kelle kohaolu on vajalik ja kelle kohaolu soovituslik (ja vastavalt sellele ka kutseid saata).
Enne koosoleku korraldamist tasub määrata selged eesmärgid ja teemad, mida soovitakse koosolekul käsitleda. Võimalusel saata tutvumiseks vajalik materjal osalejatele koos kutsega ette, nii hoiate kokku aega teema sissejuhatuse arvelt ning suurem ressurss läheb sisukateks aruteludeks. Samas ei ole hea praktika saata pikki dokumente või materjale, kui tegelikult võiks koosoleku initsiaator sealt olulise välja filtreerida.
Sageli on vaikimisi koosoleku kestuseks seadistatud tund, samas kui tihti ei ole selleks põhjust. Lisaks soodustavad tunnised koosolekud seda, et neid pannakse kalendrist üksteise otsa. Soovitus on proovida rakendada 45-50 minutilisi koosolekuid (või 25 minutilisi pooletunniste asemel), et inimestel oleks võimalik teha väike paus ja sellega ka vaimselt ühelt teemalt teisele ümberlülituda.
Ühise tööaja kokkulepped
Kui meeskonnas või organisatsioonis on paindlik töökoha ja -aja korraldus, siis peaks olema läbi räägitud, millistel aegadel peaksid inimesed olema mingite kommunikatsioonikanalite kaudu kättesaadavad, kas on mingid kindlad ajad, millal tehakse koosolekuid, millal on aeg süvenenud tööks. Ja ka see, millised on kontoripäevad või millistel päevadel ollakse üldjuhul kodukontoris.
Heaks praktikaks on saanud koosolekutevabade päevade kokkuleppimine ning ka ajalised raamid, enne ja peale mis kellaaega ei ole soovituslik kohtumisi/koosolekuid planeerida. Loomulikult on erandeid ja tuleb säilitada paindlikkus.
Hea, kui ühises kontoris on võimalus luua töökeskkond või -ala, kus on võimalik keskenduda ja töötada ilma pidevate segajateta, nagu teiste (telefoni)vestlused või teavitused.
Kindlasti on puhkepausid oluline osa, et vältida läbipõlemist ning säilitada kõrge produktiivsuse tase terve päeva vältel. Pole paha mõte leppida ka kokku regulaarsed puhkepausid või ühislõuna päevad, millal oleks hea sotsialiseeruda, kolleegidega ühiselt aega veeta ja taastada energiat.
Tööajavälise aja austamine
Töö- ja eraelu piirid on viimastel aastatel paljuski hägustunud ja sageli on vaja selgeid kokkuleppeid ka selles osas. Meeskonnas võiks olla omavahel läbi räägitud, kas töövälisel ajal on okei tööga seotud teemadega helistada, saata kirju või sõnumeid. Jah, nii mõnedki inimesed eelistavad töötada ka hilistel õhtu- või isegi öötundidel (kes tulenevalt kehvast ajaplaneerimisest, kes oma loomulike bio- ja unerütmide tõttu). Ja kuigi see ei ole ehk kuigi kasulik, siis see on iga inimese enda valik. Samas võiks hoiduda oma kolleegidele töövälisel ajal kirjutamast/helistamast (juhul kui selles ei ole kokku lepitud teisiti).
Tänapäeval on nii palju erinevaid kiirsõnumite ehk instant messaging keskkondi, kuhu kiputakse kohe kirjutama kui mõte tuleb. Jah, kirjutaja ei pruugi oodata kohe vastust, vaid ta viskab selle sinna üles, et meelest ei läheks. Kuid teised osalised võivad tajuda ootust vastata või kui mõte läheb tööle, siis tahaks kohe ära vastata. Paraku see võib veelgi rohkem töö- ja eraelu tasakaalust välja viia, kui töövälisel ajal trügivad töömõtted vahele. Öökullidele on ehk abiks nipp, panna küll mõtted kohe kirja (või kasutada häälsõnumit), kuid ära saata või ajastada kiri hommikuks.
Meeskonna ajajuhtimine on oluline oskus, mis aitab tagada meeskonna produktiivsuse ja meeskonnaliikmete rahulolu. Selged kokkulepped, tugev meeskonnatunne ja praktilised tööharjumused on võtmetegurid, mis aitavad luua tõhusa ajajuhtimise kultuuri meeskonnas. Aeg-ajalt tasub teha mõttetalguid, et arutada meeskonna ajajuhtimise tugevaid ja nõrku külgi ning teha vajalikke parandusi. Iga meeskond on erinev ja see, millised konkreetsed põhimõtted ühele või teisele sobivad, on sageli katse-eksituse teema. Oluline on julgustada avatud suhtlust, et meeskonnaliikmed saaksid väljendada oma ootusi ja eelistusi ning jälgida ja kohandada meeskonna ajakasutuse kokkuleppeid.
