Tähtajad on oluline ja loomulik osa igapäevasest tööst ettevõtetes. Neil on võime suunata ja motiveerida meeskondi ning tagada projektide õigeaegne ja edukas elluviimine. Kuid nagu kõigel siin elus, on ka tähtaegade mündil kaks külge. Ühelt poolt tähtaeg motiveerib, kuid teisalt võib see ka tekitada stressi. Seega kuidas juhtida tähtaegu ja leida tasakaalupunkt?
Miks tähtajad on olulised?
Ettevõtte seisukohast on tähtajad olulised üsna mitmel põhjusel. Esiteks aitavad nad suunata meeskondi ja töötajaid ühiste eesmärkide poole ning tagavad, et töö saab tehtud õigeaegselt ja efektiivselt. Lisaks tunneb üldjuhul inimene end kohustatuna tähtajast kinni pidama, eriti kui teised inimesed või meeskonnaliikmed sõltuvad tema tööst. Seega tähtaegadega seotud surve sunnib inimesi pingutama ja panustama, mis omakorda suurendab ettevõtte üldist tulemuslikkust.
Teiseks sunnivad tähtajad tegevusi planeerima ja ressursse optimeerima, kuna need määravad kindlaks, millal ja milliseid ressursse tuleb kasutada, et ülesanne või projekt saaks edukas olla. Teisisõnu annavad tähtajad tegevustele struktuuri ning panevad meeskondi ja ettevõtteid keskenduma olulistele ülesannetele ja ressursside tõhusale kasutamisele. Siinkohal on oluline meeles pidada, et tegevusplaanide koostamisel ei ole tähtaeg ainus määrav faktor, vaid arvestada tuleb ka tegevuse olulisust.
Kolmandaks aitavad tähtajad motiveerida meeskondi ja töötajaid, suurendades nende vastutustunnet ülesannete täitmise osas. Surve tähtaegadega toimetulemiseks sunnib inimesi pingutama. Teadmine, et aeg on piiratud, suurendab töö tempot ja keskendumist ning soodustab tõhusat ajakasutust – inimesed investeerivad rohkem energiat ja tähelepanu, et tagada, et töö saaks tehtud õigeaegselt ja kvaliteetselt.
Motivatsioon või stress?
Tähtaeg võib tekitada inimeses nii motivatsiooni kui ka stressi. See, kumba kategooriasse mingi olukord langeb, sõltub mitmest tegurist, sealhulgas inimese isiksusest, kogemustest, ülesande iseloomust ja ka tähtaja tingimustest. On loomulik tahta motivatsiooni heaks ja stressi halvaks liigitada, aga ka stress võib teatud hetkedel olla edasiviiv jõud. Teatud lühiajaline stress mõne projekti raames võib olla kasulik, kuid kui see muutub pidevaks ning töötajal ei tekigi tunnet, et tal on hingetõmbepausi, siis võib see üsna kiiresti viia tööstressini ja läbipõlemiseni.
Kuidas tunda ära, et tähtaeg tekitab Sulle motivatsiooni:
- Tähtaeg annab sulle selge eesmärgi ja suunab tähelepanu ülesandele, mis motiveerib sind tegutsema ja võimalikult palju panustama eesmärgi saavutamiseks.
- Tähtaeg loob surveolukorra, mis sunnib sind pingutama ja võtma vastutust oma ülesande täitmise eest. See suurendab sinu pühendumust ja töö tõhusust.
- Sind motiveerib mõte, et projekti tähtaegne edukas lõpuleviimine toob kaasa tunnustuse.
Kuidas tunda ära, et tähtaeg tekitab Sulle stressi:
- Kui tähtaeg on liiga lühike, tekitab see sinus stressi ja ärevust, kuna sul tekib tunne, et ei suuda ülesannet õigeaegselt lõpule viia.
- Tunned, et sul on ebapiisavad ressursid (aeg, teadmised või vahendeid) tähtaja täitmiseks ning see suurendab stressi ja tekitab tunde, et ülesande täitmine on võimatu.
- Tunned ärevust tähtajaga seotud vastutuse tõttu, eriti kui ülesanne on keeruline ja/või oluline ning selle täitmine võib kaasa tuua suuremad tagajärjed.
Tähtaegade juhtimine
Tähtaeg mõjutab inimesi erinevalt, olenevalt nende isiklikest omadustest ja olukorrast. Mõõdukas surve võib olla motiveeriv, kuid liiga suur surve võib tekitada stressi ja mõjutada tulemusi negatiivses suunas. Tähtaegade juhtimine nii, et need tekitaksid töötajates motivatsiooni, mitte stressi, nõuab läbimõeldud lähenemist ja tasakaalu leidmist. Seetõttu on oluline juhina tähtaegu seades arvestada inimeste vajaduste ja võimete ning ülesande keerukusega.
Seadke realistlikud tähtajad. Veenduge, et tähtajad oleksid realistlikud ja saavutatavad, võttes arvesse ülesande keerukust, ressursside kättesaadavust ja meeskonna võimekust. Nagu eelnevalt välja toodud, siis liiga pingelised tähtajad võivad põhjustada stressi ja hoopis vähendada motivatsiooni.
Jälgige ja märgake protsessi. Jälgige regulaarselt tähtaegadega seotud edusamme ja takistusi. Vajadusel lisage vahetähtaegu ja tehke regulaarseid check-in’e, et vältida olukorda, kus mõni inimene meeskonnas ägab meeletu koorma all, mida oleks saanud parema ressursijaotusega ära hoida. Vajadusel pakkuge toetust ja juhendamist, et aidata meeskonnal ülesannetega toime tulla.
Märgake, kui mõni meekonnaliige on stressis. Juhi jaoks on oluline võimalikult vara märgata meeskonnaliiget, kelle puhul võib tähtaeg tekitada motivatsiooni asemel stressi. Sümptomiteks võivad olla närvilisem või tagasitõmbunum käitumine, pidev mure väljendamine ajapuuduse üle, halvenenud töötulemused või sootuks füüsilised sümptomid. Sel juhul tuleb olla paindlik ning valmis kohanema ja kohandama.
Tähtajad on oluline osa ettevõtte tulemuslikkusest ning neil on võime motiveerida ja suunata meeskondi saavutama ühiseid suuri eesmärke. Tähtaegade juhtimine nii, et need tekitaksid motivatsiooni, mitte stressi, nõuab juhtidelt märkamist, empaatiat, paindlikkust ja avatud suhtlemist. Õigesti juhitud ja kasutatud tähtajad võivad olla tõhusaks motivaatoriks.
Kui tunned, et sinu meeskond on pigem stressi poole kaldu ning sooviksid häid nippe ja tõhusaid ajajuhtimise tehnikaid, et motivatsiooni tõsta, siis võta meiega ühendust. Saame aidata nii individuaalselt kui meeskonna tasandil paremini aega juhtida.
Seotud teenused:
