Istud kontoris laua taga ja tunned, kuidas töötegemise tuhin peale tuleb ja süvenemisvõime on imeväel täiesti maksimumini jõudnud. Oled alustanud oma kõige keerulisemasse käimasolevasse projekti süvenemist, mis teadupärast nõuab suurt pingutust ja keskendumist. Täna tundub asi kuidagi iseenesest sujuvat. Ja just siis, kui oled saavutanud töövoo, segab Sind telefonikõne või uksele koputus ning kogu keskendumisvõime on hetkega kadunud. Kas tuleb tuttav ette? See on klassikaline näide segavatest faktoritest, mille tagajärjeks on rööprähklemine.

Rööprähklemine (inglise keeles multitasking) on kahe või enama tegevuse samaaegne tegemine, kiire edasi-tagasi liikumine mitme tegevuse vahel või mitme asja väga kiire järjestikune tegemine.

Inimene suudab mõelda ainult ühte mõtet korraga. Kui Sa vaatad televiisorist jalgpalli mängu ja saadad samal ajal sõbrale sõnumit, ei juhtu sellest miskit halba. Kui aga sõidad 4-realisel teelõigul ja otsid samal ajal meelepärast raadiojaama, on tegemist elu ja surma küsimusega ning mõistagi ei ole selline tegutsemine aktsepteeritav. Töises kontekstis päädib rööprähklemine sellega, et kõik projektid saavad pooliku tulemuse ning alati jääb tunne, et oleks veel paremini saanud. Rööprähklemise negatiivne mõju tulebki kõige rohkem esile just töises keskkonnas.

Võlu ja valu

Rööprähklemise võlu seisneb paraku ainult tunnetuslikus kasus. Meile võib tunduda, et saame rohkem asju ja kiiremini tehtud, kuid reaalsuses langeb meie produktiivsus kuni 40%!

Hüpates ühelt ülesandelt teisele, kannatab ka meie töö kvaliteet ning kuna sujuv mõttevoog puudub, kannatab ka meie loomingulisus. Ühel hetkel võime tajuda, et oleme liialt takerdunud detailidesse ning kaotanud silmist suure pildi.

Mis seal salata, tänased kogemustega rööprähklejad peavad tõdema, et enam ei suudeta ühte teemasse pikalt süveneda, kuna meie aju on pidevast ümberlülitamisest lihtsalt väsinud ja sellega nii harjunud, et see muutub automaatseks. Ka tänane inforuum oma värviliste ja vilkuvate loosungitega soosib kiiret infotarbimist ning toidab meie kasvavat kärsitust vajalik info ilma pikemalt süvenemata kätte saada.

10 nippi

Meil on justkui vajadus olla kõigele ja kõigile pidevalt kättesaadav. Me jagame oma tähelepanu kolleegide, klientide, e-kirjade, sotsiaalmeedia, telefoni ja kõigi muude kõllide, piiksude ja vilede vahel. Pole ime, et me õhtuks nii väsinud oleme ja pahatihti tunneme, et miski ei saanudki tehtud. Me lihtsalt ei jõua nii paljude asjadega korraga tegeledes neist ühtegi korralikult lõpuni viia.

Järgnevalt mõned soovitused oma aja planeerimiseks ja töökeskkonna seadistamiseks, et pärast tööpäeva lõppu saaksite võimalikult palju asju oma To-Do nimekirjast maha tõmmata:

1. Lülita telefoni märguanded välja – Kui oled tegelemas süvenemist nõudva projektiga, pane oma telefon öörežiimile – nii väldid telefoni märguandeid ilma, et need kuhugi kaoksid. Südamerahu saavutamiseks võid teha mõne erandi (näiteks lubad lasteaia kõnel alati läbi tulla).

2. Lülita arvuti märguanded välja – Et töövahendina kasutatav arvuti ei muutuks segajaks, tasub kinni panna kõik mittevajalikud veebiaknad ja programmid. Olulisel kohal on e-kirja saabumise märguanne välja lülitada. E-kirjale ei pea vastama 1 minuti jooksul pärast selle saabumist. Vt. punkt nr 3.

3. Koosta päevaplaan ja planeeri fokusseeritud tegevuseks aeg – Kasuta endale sobivat kalendri (Google, iCal) ning planeeri sinna aeg, millal tegeled näiteks e-kirjadele vastamisega, millal pakkumiste koostamisega või andmeanalüüsiga.

4. White noise – Kui töötad avatud kontoris või lihtsalt mürarikkas keskkonnas, on tihti abi kõrvaklappidest ning seal kõlavast sumedast taustamuusikast (white noise), mis aitab keskenduda ja ümbritsevast siginast-saginast eemalduda.

5. Vaikuse tund – Uks kinni või silt välja! Anna oma kolleegidele teada, et kui ei ole absoluutset hädaolukorda, siis tunni jooksul, kui Su kabineti uksel ripub “mitte segada” silt, seda ka märgataks ja kinni peetaks.

6. Liivakell – Keskendu ühele asjale vähemalt 20 minutit. Selles võib Sind aidata näiteks liivakell.

7. To-Do nimekiri – Hoia märkmepaber lähedal: kui keset töövoogu meenub miski, mis vajab Sinu tähelepanu, pane see märkepaberile kirja. Nii saad kindel olla, et mõte kaotsi ei lähe ning suudad keskenduda ühele asjale.

8. Sea prioriteedid – Üks paljudest võimalustest prioriteetide seadmisel on Pareto 80-20 printsiip – 80% tulemusest saavutatakse 20% tegevuste tulemusel. Oluline seejuures on selle väärtusliku 20% tegevuste identifitseerimine.

9. 2 minuti reegel – Tavapäraselt kiputakse edasi lükkama vähe aega nõudvad ülesanded, näiteks telefonikõne või mõni e-kiri. Edasilükkamise vältimiseks tegele asjaga vähemalt 2 minutit ja siis võid loobuda. Tõenäosus on üsna suur, et saad asja selle ajaga valmis. Ja kui ka ei saa, siis kord alustades on palju suurem tõenäosus asi lõpuni viia, isegi, kui see võtab 4 minutit aega.

10. Tee kiire/ebameeldiv asi hommikul ära – Tee see ebamugav telefonikõne kohe hommikul ära, siis tekib juba päeva alguses tunne, et oled midagi korda saatnud ja terveks päevaks on motivatsiooni.

Lisaks saad ajajuhtimise kohta lugeda Hanna kirjutatud artiklist siit.

Rööprähklemist ei ole tõenäoliselt kunagi võimalik lõpuni vältida, tänane elutempo ja info küllus ei lase sellel lihtsalt juhtuda. Küll aga on võimalik targalt oma aega planeerides ning erinevaid nippe kasutades viia rööprähklemine miinimumini ja omada kontrolli oma aja ja tulemuslikkuse üle.

Kui soovid oma meeskonnal aidata töö efektiivsust tõsta läbi targa ajakasutuse, siis võta meiega ühendust. Aitame teil võtta tagasi kontroll oma aja üle.