Ülemaailmne COVID-19 on muutnud ilmselt iga inimese ümber midagi. Kui kodustes tingimustes oleme ise otsustajad ja vastutajad, siis organisatsioonides tuleb inimesel jälgida reegleid ja kokkuleppeid ning kohaneda ka selliste korraldustega, mis kõige meelepärasemad ei pruugi olla.
Üheks suuremaks muutuseks käesoleva pandeemiaga on varasemalt ihaldatud kodus töötamise võimaluse kättesaadavus suurele hulgale töötajatele. Järjest enam inimesi peab õppima töötama ning funktsioneerima teisiti – kodustes tingimustes, virtuaalmeeskonnas ilma kolleegide vahetu kohaloluta. Võib ilmneda, et ihaldatud unistus kodus töötamisest ei pruugigi olla kõigile sobiv.
Erilist tähelepanu tuleb pöörata inimestele, kes on liitunud meeskondadega eriolukorra ajal – nemad ongi sageli oma uut meeskonda näinud ainult virtuaalselt. Virtuaalmeeskond on uus normaalsus ning oluline on seda mitte alahinnata, sest ettevõtted puutuvad järjest enam kokku probleemidega, mida see trend kaasa toob.
Kodus töötamise plussid ja miinused
Praegusega kaasaskäiva surve all on meeskonnatöö muutunud nii olulisemaks kui ka väljakutsuvamaks. Tiimid ei tööta enam koos ühises kontoris, vaid igaüks toimetab oma kodus, omas tempos. 2021 aastal on Tšehhis läbi viidi läbi uuring, mis kaardistas COVID-19 poolt mõjutatud meeskondasid ning meeskonnatööd. Antud uuringus on võrreldud avalikus ja erasektoris töötavate inimeste vastuseid. Uuringu põhjal võib välja tuua järgmised tähelepanekud:
Suurenenud kodus töötamise osakaal erasektoris on parandanud suhtlemist, eriti tuuakse välja kommunikatsiooni paranemist. Paranemine võib tuleneda sellest, et olles online broneeritakse rohkem kohtumisi ning infovahetus toimub regulaarsemalt ning eesmärgipärasemalt. Erasektoris toodi positiivse asjana veel välja võime saavutada paremaid töötulemusi ning asjaolu, et saadakse hakkama mitme ülesandega korraga. Võib küll tunduda, et saadakse rohkem tehtud, kuid reaalsuses inimeste produktiivsus hoopis langeb. Avaliku sektori poole pealt on välja toodud, et paranenud on töö tõhusus, kuid kommunikatsiooni osas muudatusi ei nähta. Erinevus kahe sektori vahel tuleneb avaliku sektori reglementeeritusest. Avalikus sektoris tunti tugevat positiivset suunda hoopis probleemide lahendamisel. Tulemused näitavad, et nii avalikus, kui erasektoris on peamine positiivne mõju kodus töötamisel oma teadmiste ja oskuste kasutamine – töötajad peavad olema iseseisvamad ning sellest tingitult kasutatakse rohkem ka oma teadmisi.
Negatiivsete mõjudena toodi välja erasektoris palju nii individuaalset mahasurumist kui ka avaliku sektori veelgi nõudlikumat suhtumist. Kuna avalik sektor töötab väga protsessipõhiselt, siis kodukontoris töötamine tekitas ootuse veel rohkem näpuga järge ajada ja aruandlust teha. Konflikte ja aeganõudvat koostööd tajutakse vähem, kuid nii tajutakse neid negatiivseid külgi ilmselt mõlemas sektoris. Kodukeskkonnas töötamine tõstis algselt inimeste motivatsiooni ja produktiivsust, kuid tehes seda pikaajaliselt, on algsed eelised muutumas hoopis vastupidiseks – väheneb produktiivsus ning tekib sotsiaalne distants, mis omakorda võib kaasa tuua meeskondade sisesed pinged.
7 soovitust virtuaalse meeskonnatöö toetamiseks
Harvardi juhtimisprofessor J. Kotter väidab, et 70–90% meeskonnatöö nõrkustest on seotud juhtimisega. Selleks, et toetada oma meeskondasid, aidata tegeleda stressoritega ning maandada riske, mis võivad meeskonnatööd negatiivselt mõjutada soovitame tähelepanu pöörata alljärgnevatele punktidele:
1. Tunnustamine – Tunnustamist vajavad nii suured, kui ka väikesed võidud ja õnnestumised. Uuringud näitavad, et meeskonnad töötavad paremini, kui neid saadab kollektiivne tulemuslikkus ning ka veendumus, et nad saavad keerulistes oludes hakkama. Pidev ebaõnnestumine või „me ei saa hakkama“ mentaliteet vähendab motivatsiooni ning meeskonna efektiivsus langeb veelgi.
2. Meeskonnatunne – Veenduge, et meeskonnal on ühtne arusaam meeskonna prioriteetidest ja rollidest. Oluline on väärtustada iga meeskonnaliiget ning hoida neid samas infoväljas. See ei tähenda, et kõik töötajad peavad teadma kõike, kuid peab olema ühtne arusaam olulistest teemadest. Kodus töötades tekib paratamatult nii-öelda infosulg ning infoväljast välja jäädes võib inimesel tekkida tunne, et ta ei ole oluline ega kuulu meeskonda. Ühe meeskonnaliikme ebakindlus mõjutab kogu meeskonda – nii nagu öeldakse – meeskond on nii tugev kui tugev on tema nõrgim lüli.
3. Taustamängijad – Oluline on tegeleda kõikide meeskonnaliikmetega, ka nendega kes teevad nii-öelda taustatöid. Tihti saavad tähelepanu ning tunnustust nii-öelda talendid, ning toetavate rollidega töötajad jäävad tahaplaanile. Kuid talent ei ole ainuke, keda ettevõte vajab. Kõikide meeskonnaliikmete väärtustamine hoiab ära „meie“ ja „nemad“ tunde tekkimise. Lisaks tuleb mõelda ka sellele, kas meeskonnas on inimesi, kes õõnestavad meeskonnatööd. Kui vastus on jah, siis tuleb sellele kiirelt reageerida. Kindlasti uuri lisaks, kuidas ära tunda toksilisi inimesi.
4. Jälgimine – Igal meeskonna liikmel on oluline roll jälgida nii meeskonna tegevust, kui ka kolleege. Pingelistes olukordades ning suurenenud surve all võib ka tugev inimene murduda. Teades ja tundes oma meeskonnaliikmeid ning nähes või tunnetades meeskonnaliikme käitumises muutuseid, hajunud tähelepanu vms küsige ennetavalt, kas temaga kõik on korras ning kas saate teda kuidagi aidata. Oluline on ka aktiivselt suhelda meeskonnaliikmetega, kes on saanud võõra rolli või alles liitunud meeskonnaga. Virtuaalmeeskond on enamusele uus ja võõras.
5. Avatus – Avatud õhkkonna loomine võtab ära hirmu küsida küsimusi, teha ettepanekuid. Looge töökeskkond, kus on lubatud eksida – avatud õhkkonnas on kergem tunnistada oma eksimusi, tegeleda oma arengukohtadega, parendada protsesse ning anda ja võtta vastu tagasisidet.
6. Kuulake – Teinekord vajab meeskonnakaaslane, et teda kuulatakse. Tegemist ei pruugigi olla tööalase probleemiga vaid hoopis koduse murega. Olles pidevalt koduses keskkonnas võivad teinekord lained üle pea lüüa. Aidake meeskonnaliikmel oma koduga seotud probleeme lahendada (kui nad seda soovivad ja kui võimalik). Samas tuleb tähele panna, et teinekord piisab vaid ärakuulamisest, lahendusi otsida ja pakkuda ei ole vaja.
7. Teadlikkus – Suurendage teadlikult meeskonna vastupidavust. Kui inimene on oma isikuomadustelt kõrge pingetaluvusega ning vastupidav, ei tähenda see seda, et ta oskab oma meeskonnaliikmeid toetada või, et ta ise abi ei vajaks. Erinevatest riskidest rääkimine ja selle läbi nende maandamine tõstab meeskonna vastupidavust.
Me elame uskumatult ajastul. Inimeste tõekspidamised ja väärtused on muutunud. Me näeme ennast ümbritsevat hoopis teise pilguga ning väärtustame rohkem meie ümber olevaid inimesi. Tänage inimesi, kui nad pakuvad tagasisidet või abi, isegi kui te seda ei vaja. Tänage teisi, kui nad tunnistavad oma eksimust või julgevad tuua välja teistsugust vaatepunkti. Hinnake oma lähedasi ning hinnake meeskonda, kes igapäevaselt teie ümber ja teiega koos töötab, ka virtuaalselt.
