Mõte vestlusest võib olla stressi tekitav nii töötajale, kui ka juhile. Töötaja jaoks võib see tähendada nii-öelda vaibale kutsumist ja aruandmist. Juhi jaoks tähendab eesmärgistatud vestlus aga mingisuguse eesmärgi täitmist – selleks võib olla töötajale tagasiside andmine, motiveerimine, tulemuste ülevaatamine või seda kõike korraga. Varasemalt oleme kirjutanud kuidas seljatada ebamugavatel teemadel tagasisidevestlusi, kuid kuidas toimetada siis, kui tegemist on regulaarse eesmärgistatud vestlusega? Kuidas siis sellist vestlust kõige paremini sisse juhatada?

Ettevalmistus õhkkonna loomiseks

Selleks, et eesmärgistatud vestlus saaks olla edukas, on oluline ettevalmistus – juhi ja töötaja ettevalmistus samade kriteeriumite alusel. Tasub mõelda vormile või küsimustele, millele mõlemad pooled saavad mõelda ja/või täita. Lisaks sisulisele ettevalmistusele on sama oluline ettevalmistus, kuidas inimene vastu võtta ehk esimesest hetkest jää murda. Juhina kasuta võimalust viia kurssi ennast eelnevate vestlustega, kui need on dokumenteeritud, ning tuleta meelde muid detaile, mis vestlusel rolli võivad mängida – inimese huvid, hobid vms, millega on hea vestlust alustada. 

• Eelhäälesta ennast – juhina on Sul võimalus võtta seda kui kvaliteetaega oma töötajaga. Kui võtad seda kohustusena ning viid vestlust läbi vastumeelselt, tunnetab seda ka vastaspool.  

• Vestlus on kahe võrdse inimese dialoog. Soovitav on luua ühine arusaam, miks see vestlus on ellu kutsutud, mis on seda ajendanud ning millise tulemuseni soovitakse vestlusega jõuda. 

• Eelhäälestus alates vestluse toimumise hommikust – püüa luua positiivne õhkkond ning meeldiv ja usaldusväärne suhe. Kohates vestluspartnerit enne vestlust näiteks kööginurgas või koridoris, on võimalik vähese vaevaga pinget maha võtta:
  • „Meid ootab ees vestlus… Nii põnev…”; 
  • „Võta endale sobiv jook kaasa“ või “lähme võtame enne vestlust koos kohvi/teed”
  • „Sa näed täna väga hea välja. Ma ootan rõõmuga meie vestlust.“

• Ole päriselt kohal – oluline nii töötaja kui juhi seisukohast. Töötaja tunnetab, kui juht ei ole päriselt kohal ning hiljem on seda ebameeldivat tunnet raske kompenseerida. Kui päev on kehv või olukord ei võimalda vestlust pidada, on mõistlik vestlus edasi lükata. 

• Minimeeri välised segajad – kontakti ning kvaliteetsed arutelu oma töötajaga on väga lihtne rikkuda telefoni piiksumise või sissetuleva kõnega. Püüa seda kindlasti vältida pannes oma telefon hääletule või võimalusel telefoni mitte üldse välja/kaasa võttes. 

• Vaigista sisemine kriitik – Kui tuleb eesmärgistatud vestlust pidada töötaja või vastaspoolega, kellega on olnud erimeelsused või inimene ei sümpatiseeri, siis eesmärgistatud vestluse puhul on oluline, et hindad tulemust ja sooritust, mitte isiksust. 

• Kuula – vestlusel on oluline päriselt kuulata, mida Sinu töötaja Sulle räägib. Püüa ajal, mil töötaja Sinuga räägib, mitte mõelda vastuväiteid või muid mõtteid, vaid tõesti keskendu, mis tal Sulle öelda on. Mida päriselt kuulamine tähendab, saad lugeda SIIT.

• Konstruktiivne tagasiside – mõtle läbi kuidas muuta tagasiside konstruktiivseks ning sama oluline on ka valmisolek tagasiside vastu võtmiseks.

• Pööra tähelepanu väikestele asjadele. Kui enne vestust koridoris ei õnnestunud kohata, siis hoolivuse näitamiseks too näiteks veeklaas või teades kas inimesele meeldib tee/kohv rõõmustada vestluspartnerit sellega.   

Õhkkonna loomine ehk jää murdmine 

• Häälesta enda kehakeel – võta inimene vastu sooja ja avatud hoiakuga. 

• Alusta leebe sissejuhatusega. 
  • Küsi kuidas töötaja ennast tunneb. 
  • Nüüd tuleb kasuks detailide mäletamine, à la kuidas selle hobiga läheb või muu eraeluliselt olulise asjaga (mida vastaspool on Sulle ise varasemalt jaganud) läheb? Kui vastaspoolel on lapsed ja/või lemmikloomad, siis need on alati head teemad, millega esimene pinge maha võtta.
  • Räägi, mis hakkab toimuma ning mis on vestluse eesmärk.

• Kui on näha, et inimene on pinges ja ei ole päriselt „kohal“ või näiteks „Mis meil ikka siin vestelda?!“ hoiakuga, tasub selgitada, miks te seda vestlust peate. 
  • Too välja, et kõik meie ümber on pidevas muutumises ning juba sellega kaasas käimine on arenemine. Tööl täidame ülesandeid ning selleks, et iga inimene teaks, mida ettevõte temalt ootab on oluline seada sihte. Ka selline arenemine on okei. Teisalt on töötajal võimalus rääkida, millised on tema enda isiklikud plaanid, näiteks, kas soovib karjääriliselt areneda, kooli minna vms. Ka selles osas saad Sina juhina suurt rolli mängida nt soovituse andmisel. 

• Lase alguses “ventileerida” – ei saa alustada vestlust inimesega, kes on silmanähtavalt millestki häiritud, ega suuda keskenduda. 
  • “Kuidas sul läheb?”
  • “Mis mõtted ja tunded Sul on?”
  •  Kõik inimesed on oma mõtetes head (ka näiteks „lukus“ olek võib olla inimese kaitse teadmatusele – ei teata, mis ees ootab). Oluline on mõista, mis on inimese käitumise, suhtumise taga.

• Sõnaline peegeldamine  – võimalus välja öelda, mida tajud.
  • „Mulle tundub, et Sa oled pinges/ärevil…“
  • „Kuidas ma saan Sinu olemise mugavamaks teha?“

• Pinge maha võtmiseks ja töötaja avamiseks on võimalus kasutada näiteks sürreaalsete illustratsioonidega kaarte. Üks populaarsemaid on Dixit. Lastes tal tõmmata üks kaart ja küsida, näiteks:
  • „Vaadates seda kaarti, kuidas kirjeldada enda eelmist poolaastat?“
  • „Vaadates seda kaarti, kuidas seostub see Sinu praeguse tundega?“

Kui näed, et töötaja on siiski väga “lukus” ning eelnevad pinge vabastamise meetodid ei tööta võid küsida, kas talle sobib üldse täna vestlust pidada või sooviks ta selle edasi lükata (ehk on töötajal isiklikud probleemid, millelt ta ei saa mõtteid ära ). Sellisel juhul on tal soe tunne, et tööandja märkab ning pakub edasilükkamise võimalust. Järgmisel korral on töötaja ilmselt sellevõrra avatum ning tänulikum. Rõhuta, et kui talle täna vestluse pidamine mingitel põhjustel ei sobi, siis see on okei. 

NIPPE, kuidas ühele lainele saada olles ONLINE:

• Foto telefonist või Google’st – võtke oma telefon ja vaadake oma esimest või viimast pilti (mida on sobilik jagada) või googlesse sisestatud teemakohase sõnaga seotud pilti :
  • „Kuidas see pilt seostub sulle möödunud poolaasta arenguga?“

•  Võta oma raamaturiiulist 3-s raamat, lehekülg 48 ja esimene täis lause:
  • „Kuidas see seostub sinu tööga?”
  • „Mis mõtteid see Sinus tekitab?”

• Viimane film mida vaatasid:
  •  „Kuidas see seostub Sinu praeguse emotsiooniga /tänase vestlusega?“

• Detailide mäletamine 
  • à la „Kuidas selle hobiga/eraeluliselt olulise asjaga läheb?“

Vestluseks ettevalmistudes või seda juba läbi viies ole päriselt kohal ning ära mõtle kohe lahendustele, vaid lase vastaspoolel mõelda ja rääkida. Edukas on selline eesmärgistatud vestlus, mille käigus eelkõige töötaja saab väljendada enda mõtteid, seisukohti ja arvamusi. Oluliseim viga, mida juht teeb on olukorras ise oma küsimustele vastamine või lausa vadistamine.

Kui töötaja ei oska kohe vastata, siis ta kindlasti mõtleb välja, mida vastata. Anna talle aega mõtlemiseks. Kui näed, et sealt tõesti midagi ei tule, siis sõnasta küsimus ümber ning suuna vestluspartnerit küsimustega. Küsi küsimusi, millele Sa päriselt vastust soovid ning kuula, mida teine osapool räägib. Sul on võimalus olla treeneriks, et tõsta töötaja suutlikkust ennast analüüsida ja oma tegevuse eest vastutada.

Võta töötaja mõtted vastu ning julgusta töötajat rääkima ka nendest asjadest, mis Sulle juhina võibolla meelt mööda ei ole, näiteks arenguplaan, mis viib töötaja teise osakonda või üldse ettevõttest välja. Kui juht on sellise “uudise” üle sõbralik ja avatud julgeb töötajal siiramalt oma päris mõtetest rääkida. Ole juhina eeskujuks nii oma suhtumiselt, kui ka hoiakult – avatud ja sõbralik.

Kui Sulle tundub, et sooviksid kellegagi sel teemal arutleda või vajad kedagi erapooletut, kes aitaks vestlusi läbi viia, siis võta meiega ühendust ning saame Sulle abiks olla.