Iga juhi töös tuleb aeg-ajalt ette vajadus anda oma töötajatele tagasisidet ka ebamugavatel ja argipäevast raskematel teemadel. Raskete teemade all pean silmas neid, mis puudutavad kellegi nõrku töötulemusi, ebasobivat käitumist, mõnd töökiusamise juhtumit või mistahes muud tööalasest murekohta. Vahel on need vestlused hoopiski kellegi kroonilisest hilinemisest, igas ruumis vedelevast kohvitassist või on vaja laua taha istuda selleks, et selgitada, miks ei ole võimalik kellegi palgasoovi või muid taotlusi rahuldada. Sellised tagasisidevestlused ei ole kindlasti meeldivaim osa ühegi juhi tööpäevast 🙂
Aga miks see nii ebamugav on? Kas me kardame, et negatiivne tagasiside muudab olukorra pigem halvemaks kui lahendab selle? Või on asi selles, et paneme teise inimese ebamugavasse olukorda ja ta haavub? Äkki muutub ta emotsionaalseks ja ma ei oska teda lohutada? Kuhu see vestlus jõuab ja millised on tagajärjed? Mida ma täpsemalt ütlen? Või äkki on asi hoopiski minu enda valmisolekus seda tagasisidet anda? On nippe, mis aitavad tagasisidevestlust edukalt ja mõlemale osapoolele võimalikult soodsalt seljatada. Vaatame lähemalt, kuidas seda teha.
Alusta algusest
Alati on hea mõte vestluseks valmistuda ja püüda ette mõelda, kuidas ma käitun, kui olukord üht- või teistviisi kulmineerub. Ettevalmistus aitab vältida kohatuid vaikusehetki ja kursilt kaldumist. Mõtle läbi:
- Mis on selle vestluse eesmärk ja ideaalne lõpptulemus?
Kui sihid on paigas, on vestlust kergem ka juhtida. Kui tagasisidet vajavaid teemasid on mitu, mõtle läbi kindel järjekord ja loogilisus, et vältida teise osapoole infoga ülekoormamist.
- Kuidas vestlust kokku leppida ja sisse juhatada?
Vestluse sissejuhatus määrab suuresti ära selle õnnestumise. Keegi ei taha oma ülemuselt kuulda lauset “Me peame rääkima”, mis juba ainuüksi kõlab hirmutavalt. Võib-olla tasuks proovida hoopis selliselt:
“Ma vajan ühes asjas Sinu abi. Kas me saaksime korraks rääkida?” või “Ma tahaksin Sinuga arutada üht asja, mis võib aidata meil edaspidi paremini koostööd teha. Millal Sulle sobiks?”
Ja pehmeks sissejuhatuseks proovi järgmine kord nii: “Mulle tundub, et meil on erinev nägemus (sellest). Ma tahaksin rohkem teada Sinu mõtetest (selle) kohta?” või “Ma olen veidi mures (selle pärast) ja palun Sinult hetke, et saaksime koos mõelda ja arutada, kuidas edaspidi oleks mõistlikum toimetada”
- Milliseid fakte ma kasutan, et probleemi võimalikult täpselt kirjeldada?
Tagasisidet andes tuleb alati jälgida, et see oleks võimalikult faktipõhine, sest siis on suurem tõenäosus, et jõuad vestluskaaslasele “kohale.” Kui probleem seisneb selles, et kolleeg jääb pidevalt hommikuti tööle tulles hiljaks ja teised peavad seeläbi ootama, siis ära ütle, et: “Sa jääd kogu aeg tööle hiljaks ja see on probleem”, vaid proovi nii: “Sa jäid esmaspäeval ja kolmapäeval 20 minutit tööle hiljaks, me ei saanud sellepärast koosolekuga õigel ajal alustada.” Võimalikult faktipõhine selgitus näitab, et probleem kui selline on olemas ka seda rõhutamata ja seda on mitmel korral täheldatud.
- Kas ma keskendun käitumisele või kipun minema isiksuse kallale?
Tagasisidet andes on väga tähtis jälgida, et Sa ei kritiseeriks inimese isiksust, vaid tema käitumist. Täpselt nii nagu see käib pahandust teinud lapse puhul – mitte laps ei ole halb, vaid tema käitumine oli halb. Kui jääda tagasiside andmises isiksuse põhiseks, läheb vestluskaaslane suure tõenäosusega lukku, hakkab ennast kaitsma ja sellele kulub kogu tema energia, aga tuumani ikkagi ei jõuta. Seega, juhi vestluskaaslase tähelepanu alati käitumisele ja sellest tingitud olukorrale ning selgita, mis oli selle käitumise mõju. Just käitumisele ja selle mõjule keskendumine annab inimesele võimaluse ennast edaspidi parandada.
- Milline on minu hoiak – kas ma kuulan piisavalt ja olen toetav?
Jälgi, kas Sa kuulad teist inimest piisavalt. Tihti kipuvad vestlused kujunema selliseks, et mõlemad pooled üritavad ennast õigustada ja unustavad kuulata, mida teine pool päriselt* räägib. Oma kuulamisoskusi saab alati arendada läbi hetkes olemise, silmside loomise ja segamatult rääkida laskmise.
Küsi küsimusi. Kui Sa tunned, et ei saa vestluspartneri mõtetest aru, siis ainus võimalus selle lahendamiseks on küsida üle. Teinekord on hea ka vestluspartneri väljaöeldut häälega üle korrata, sest see aitab mõlemal osapoolel veenduda, et sa tõlgendasid äsja kuuldut õigesti.
Jälgi oma hääletooni ja kehakeelt. Öeldakse, et vestluses on hääletoonil palju olulisem roll kui sõnadel endal. Kui olukord ajab harja punaseks, siis selle väljendumine hääletoonis ei muuda kindlasti midagi paremaks. Nii on ka vabandamisel – kui hääletoon sõnu ei toeta, siis ei veena Sa teist inimest ka oma siiruses. Ja käed! Ära unusta oma käsi – mõned inimesed illustreerivad oma juttu kätega, kuid ebamugaval teemal vesteldes ei pruugi see alati kaasa aidata.
Võta kokku positiivse noodiga
Kuitahes ebamugaval teemal vestlust ka ei peeta, alati on võimalusi, kuidas seda posiitivselt lõpetada 🙂 Üks alati toimiv viis on tänada vestluskaaslast või leida tema hiljutistes tegevustes või tulemustes midagi head. Ka siinkohal on mõistlik jälgida põhimõtet:
OLUKORD > KÄITUMINE > MÕJU
sõnastades see näiteks selliselt: “Mulle meeldis, kuidas Sa eelmise nädala koosolekul (olukord) tõstatasid uue kliendi teemat (käitumine), see motiveeris teisi (mõju)”.
Peamine on, et inimesel ei jääks tunnet, et tema käitumine on üleni halb. Vestluste kokkuvõtmine positiivsete mõtetega aitab tagasisidel ka paremini kinnituda. Igaljuhul – niiviisi ennast häälestades on kindlasti väiksem võimalus, et vestlus kisub kiiva. 🙂
Kui tunned, et vajad tuge tagasiside andmise või rasketel teemadel vestluste osas, siis võta meiega julgelt ühendust. Aitame hea meelega nõu ja jõuga!
