Konstruktiivse tagasiside andmine on sageli kunst. Kunst teha seda selliselt, et inimene sooviks seda kuulda, saaks sellest aru ja tegutseks sellest lähtuvalt, ei asuks kaitsepositsioonile ja austaks tagasiside andja arvamust.
Olgu selleks siis arenguvestlus või lihtsad jutuajamised – inimesed ootavad tagasisidet. Samas on kasulik teada, millised viisid on tõhusamad tagasiside andmiseks, et teine inimene ei tunneks ennast rünnatuna ja protsess oleks kasulik mõlemale osapoolele.
Panin siia kirja mõned olulisemad märksõnad, mis mind on vajalikul hetkel aidanud või mida püüan oma igapäevastes tegemistes järgida.
Negatiivse tagasiside eesmärk on luua inimeses teadlikkust, mis võimaldab liikuda tegevusviisi muutmise või tulemuste parandamiseni.
Tasub meeles pidada, et üldjuhul annab inimene oma parima sel ajahetkel nende teadmiste ja oskustega, mis tal on ning teeb kõige sobilikuma võimaliku valiku lähtuvalt oma eesmärkidest. Lähtudes sellisest uskumusest on oluliselt lihtsam inimesi ning nende seisukohti või tegevusi mõista.
Juhul kui on vaja anda inimesele tema soorituse või tegude kohta tagasisidet, siis tasub järgida järgmisi nõuandeid, et tagasiside muutuks (sageli negatiivsest) konstruktiivseks:
1. Ole konkreetne ja detailne. Üldine tagasiside on väga vähe tõhus. Aju ei võta seda lihtsalt vastu ning tõrjub seda nende mälestuste abil, mille kohta saadav tagasiside ei kehti. Samas mida konkreetsemalt tagasisidet antakse – stiilis „eile, tootmise koosolekul, kui sa rääkisid/tegid/näitasid …“ ehk aeg, koht, käitumine – seda vähem on võimalus, et tagasisidet saava inimese aju selle „blokeerib“, kui ebaõiglase hinnangu. Too näiteid konkreetsetest situatsioonidest.
2. Keskendu käitumisele. Saab paluda inimesel muuta eelkõige käitumist, mitte aga isiksust. Ära alanda ega häbiväärista inimest tema isiksuse sildistamisega ja hinnangute andmisega, vaid jää olukorra kirjeldamise juurde. Käitumise põhjuste otsimise ja süüdlaste leidmise asemel keskendu lahenduste otsimisele ja sellele, mida tagasiside saaja reaalselt mõjutada saab. Võimalusel leia käitumises ka midagi positiivset või midagi mida inimene hästi teinud on.
3. Ütle põhjus, miks Sa tagasisidet annad – näita mõju. Ilmselt on kellegi käitumine mõjutanud sind, organisatsiooni, kliente, kolleege vms – kuid sageli mõju väljatoomisest ainult teise osapoole vaatepunktist on vähe. Tasub leida võimalus, kuidas näidata, et saadav tagasiside on kasulik isiklikult selle saajale. Nii suureneb tõenäosus oodatud muutuseks. Näita välja, et Sa hoolid (olles loomulikult selle juures siiras) ja näita oma toetust olukorra lahendamisel.
4. Kasuta efektiivseid tagasisidestamise sõnastusi
• Kasuta „mina“ vormi „Sina“ vormi asemel
• Kasuta kolmeosalist tagasiside mudelit:
♦ Situatsioon
♦ Käitumine
♦ Mõju
• Väldi „sa pead“ sõnastust
• Väljenda oma ootusi ja usku inimese võimetesse. Võid kasutada näiteks sellist lauset:
„Ma ütlen seda selle pärast,
et mul on väga kõrged ootused
ja ma tean, et sa suudad nendele vastata.“*
(*Psühholoogiline eksperiment kooliõpilastega näitas, et just selline lause sõnastus tõstis oluliselt inimeste motivatsiooni ja paranesid tulemused.)
5. Kuula. Inimestel on vajadus sageli end „ventileerida“ enne, kui nad on valmis tagasisidet vastu võtma ning alati on olukordadel erinevad vaatenurgad. Enne kui annad omapoolse nägemuse, paku võimalust inimesel rääkida selles, kuidas tema seda situatsiooni tajub. Niisamuti vestluse käigus on kasulik võtta teadlikult kuulaja positsioon ja anda võimalus teisel osapoolel enda seisukohtade avaldamiseks.
6. Aita kaasa eneseanalüüsile ja lahenduste leidmisele. Muutuste võti peitub sageli selles, kuivõrd suudad erinevate küsimustega tekitada tagasiside saajas eneseanalüüsi protsessi. Üks võimalus on keskenduda sellele, mida inimene saab sellest olukorrast õppida. Pole paha seda ka otsesõnu küsida:
„Mida Sa sellest olukorrast õppisid?“
„Mida Sa tulevikus teisiti tahaksid teha?“
„Mida me oleksime pidanud teisiti tegema?“
Kui see inimene ise ei ole selleks valmis või võimeline, siis tasub pakkuda konkreetseid lahendusi või anda selged juhised selles osas, millist käitumist või tegutsemist ootad.
7. Vali sobiv aeg ja koht. Võimalusel anna negatiivset tagasisidet privaatselt. Tõhususe üldreegel tagasiside osas on, et negatiivset tagasisidet jaga võimalikult väheste ja positiivset võimalikult paljude inimeste juuresolekul. Parim tagasiside andmise viis on endiselt näost-näkku, vältida tuleks selle tegemist näiteks e-kirja teel või teiste inimeste kaudu.
8. Kontrolli üksteise mõistmist ja tee kokkulepped. Paludes tagasiside saajal kuuldut peegeldada ning teha temal kokkuvõtted vestlusest, saad hinnata, kas sõnum, mida tahtsid edasi anda, on reaalselt ka kohale jõudnud. Kindlasti tasub jõuda konkreetsete kokkulepeteni, mis on mõlema poole jaoks vastuvõetavad ehk mille tulemusena reaalselt midagi muutuma hakkab (isegi kui selleks on uus kohtumine, et teemat edasi arutada).
9. Negatiivne tagasiside peaks olema pigem erand ja positiivne normaalsus. Ilma konstruktiivset või negatiivset tagasisidet andmata üldjuhul ei saa ja ei peagi. See on igati omal kohal. Samas peaks iga negatiivse kommentaari kohta olema rohkem positiivseid. Harjuta! Räägitakse suhtest 1:7 ehk iga negatiivse tagasiside kohta on seitse positiivset. Loomulikult ei tasu seda suhet ilmtingimata taga ajada, kuid selle poole tasub püüelda, sest see on edasiviiv.
10. Anna tagasisidet kohe, ära kuhja seda pikema ajaperioodi peale. Eriti kehtib see negatiivse tagasiside kohta. Muutused saavad tekkida siis, kui tagasisidet antakse korraga väikestes kogustes, mitte ei maeta inimest sügavale kommentaaride hunniku alla.
Mõned inimesed oskavad instinktiivselt anda suurepäraselt konstruktiivset tagasisidet – nii positiivset kui negatiivset. Teistel on kasulik seda õppida ja harjutada.
Loodetavasti oli siinkirjutatu heaks meeldetuletuseks või andis uusi mõtteid, mida järgmisel korral kasutada saab, kui on vaja kellelegi tagasisidet anda.
Loomulikult oled teretulnud seda postitust jagama!
