Rollide selgus on juhtimise ja meeskonnatöö üks aluseid, kuid selle olulisust teadvustatakse sageli alles siis, kui probleemid on juba käes – vastutused kattuvad, ülesanded jäävad rippuma või uus inimene ei sobitu meeskonda nii sujuvalt, kui loodeti. Tihti nähakse rolli kui tööülesannete loetelu, mida tuleb lihtsalt täita. Tegelikult on roll palju enamat – see on osa meeskonna dünaamikast, organisatsiooni väärtustest ja koostööviisidest. Kui rolli mõtestamine jääb pealiskaudseks, tekib hiljem segadus, hägustuvad piirid ja ilmneb sobimatus, millel on mõju kogu tiimi toimimisele.
Värbamisprotsess võib alguse saada väga erinevatest põhjustest – keegi lahkub, töömaht kasvab või organisatsioon liigub uude arenguetappi. Kuid ükskõik, mis käivitab uue töötaja otsimise, on kõige olulisem, et roll oleks enne seda selge ja teadlikult kujundatud. Rollide selgus ei teki koos inimesega – see peab olema paigas juba enne, kui teda üldse otsima hakatakse.
Rolli määratlemine: kas uus vajadus või olemasoleva rolli täitmine?
Iga värbamine algab küsimusest: kas tegemist on täiesti uue rolliga või täidetakse olemasolevat kohta? Mõlemal juhul on oluline võtta hetk aeg ja mõtestada, mida organisatsioon tegelikult vajab.
Kui tegu on uue rolliga, tuleb selgelt sõnastada, millist probleemi see roll lahendab ja kuidas see toetab organisatsiooni eesmärke. Milline on selle rolli koht meeskonnas? Kuidas see sobitub olemasolevasse struktuuri? Kellega see inimene hakkab koostööd tegema ja millised suhtlusviisid on tema töö edukuse eelduseks?
Kui aga täidetakse olemasolevat rolli, ei tähenda see, et võiks ametijuhendi lihtsalt taasavada ja uuesti kasutusse võtta. Rollid kujunevad ajas. Sageli kohandub roll konkreetse inimese tugevuste järgi ning töö sisu võib oluliselt erineda algsest kirjeldusest. Seetõttu on värbamise eel hea võimalus vaadata kriitiliselt otsa olemasolevale rollile: kas see on jätkuvalt asjakohane, ajakohane ja eesmärgipärane?
Et rollide selgus toetaks koostööd, tuleb arvestada ka seda, kuidas uus roll sobitub tiimi sisemisse dünaamikasse.
Rolli mõju meeskonnale ja sisekommunikatsiooni roll
Uue inimese toomine tiimi mõjutab alati meeskonna toimimist. Ka siis, kui tegemist on asendajaga, tekivad muutused: suhted, tööjaotus ja kommunikatsioon muutuvad. Kui neid mõjusid ei arvestata, võib meeskonnas tekkida pingeid või vastuseisu ka siis, kui uus inimene on väga sobiv.
Just seetõttu on oluline, et rollide muudatusi ja värbamisi ei käsitletaks ainult juhtkonna tasandil. Hea praktika on uue rolli lisamise või muutmise eel selgitada meeskonnale, miks seda rolli vaja on, millist eesmärki see täidab ja kuidas see toetab kogu tiimi tööd.
Avatud ja aus sisekommunikatsioon aitab ennetada oletusi ja hirme. Kui meeskonnaliikmed saavad aru, miks midagi muutub, ja neid kaasatakse vajadusel ka rolli defineerimisse, on nad muutuste suhtes palju vastuvõtlikumad ja toetavamad.
Kus tekivad lõhed?
Üks levinumaid värbamisega seotud probleeme on see, et ootused ja tegelikkus ei kattu. Juhtidel on ootused, mida sageli ei ole piisavalt detailselt sõnastatud. Kandidaadil on ettekujutus, mis põhineb kuulutuse sõnastusel ja põgusal vestlusel. Ja tiimil võib olla veel kolmas arusaam sellest, mida uus inimene peaks tegema.
Selline segadus viib sageli pettumuseni nii töötaja kui ka organisatsiooni poolel. Et seda vältida, tuleks rolli sisu, eesmärgid ja koostöösuhted läbi mõelda enne värbamist. Oluline on hinnata ka seda, kas roll on realistlik ja täidetav ühe inimese poolt või on ootused liiga laialivalguvad.
Kasuks tuleb ka rolli realistlik kirjeldus kandidaadile – näiteks töö simulatsioon või realistliku tööpäeva kirjeldus. Nii saab kandidaat paremini hinnata, kas töö sobib tema tugevuste ja tööstiiliga.
Rolli sobivuse juhtimine ei lõpe värbamisega
Testid, intervjuud ja tööproovid aitavad hinnata, kas kandidaat sobib rolli ja meeskonda. Kuid sobivus pole asi, mis selgub ainult värbamisprotsessis. Tegelik sobivus ilmneb töö käigus.
Juhi roll ei lõpe sellega, et sobiv inimene valiti välja. Tegelik juhtimine algab hetkest, kui uus inimene tiimiga liitub. Just siis selgub, kas töö vastab ootustele, kas meeskond toetab teda ning kas rolli sisu on kooskõlas varasemalt sõnastatuga.
Sobivuse juhtimine tähendab regulaarseid kontrollpunkte. Esimesed 3–6 kuud on väga olulised. Hea praktika on pidada 1:1 vestlusi, vaadata üle rolli eesmärgid, anda tagasisidet ja küsida, kas inimene tunneb, et tema tugevused saavad rakenduda. Vajadusel tuleb teha kohandusi nii rolli sisus, töökorralduses või ootustes.
Selline paindlikkus ei ole nõrkuse märk, vaid näitab organisatsiooni küpsust ja võimet inimestes pikaajaliselt väärtust näha.
Tulevikku vaatav rollikujundus
Rolli kujundamine ei tohiks keskenduda ainult tänastele vajadustele. Strateegiliselt mõtlev juht küsib: kas see roll on jätkusuutlik ka siis, kui organisatsioon areneb? Millised muutused võiksid seda rolli mõjutada järgmise aasta või kahe jooksul?
Tehnoloogilised lahendused, muutuvad ärisuunad ja töökorralduse paindlikkus võivad kõik mõjutada rollide olemust. Kui roll on liiga kitsalt määratletud, võib see kiiresti muutuda piiravaks või iganenuks. Kui aga rollil on kasvuvaru – võimalus areneda, nihkuda või kasvada uueks – siis toetab see nii töötaja motivatsiooni kui ka organisatsiooni paindlikkust.
Rolli määratlemine enne värbamist on hetk, kus saab panna aluse mitte ainult hea kandidaadi leidmisele, vaid ka rollile, mis toetab meeskonda ja organisatsiooni ka tulevikus.
Rollide selgus ei ole ainult värbamise küsimus, vaid pikaajaline strateegiline juhtimistööriist. Kui roll on mõtestatud, selge ja organisatsiooniga kooskõlas, on lihtsam leida sobiv inimene, toetada tema sisseelamist ja kasvatada temast meeskonnale väärtuslik partner. Hea roll määratleb rohkem kui tööülesanded. See loob aluse koostööle, arengule ja tulemuste saavutamisele.
Mitmele küsimusele jäid sa täna vastuse võlgu? Kui tunned, et mõni roll vajab selgust või meeskond ootab paremat struktuuri, siis tasub selle üle korraks peatuda. Aitame kaasa mõelda, küsida õigeid küsimusi ja tuua rollidesse selgust enne, kui segadus tööle ilmub.
