Personalistrateegia koostamine peaks olema igati organisatsiooni juhtkonna huvides, sest töötajad on justkui põhivara, mis bilansis ei kajastu, kuid kellest sõltub märkimisväärselt eesmärkide saavutamine või saavutamata jäämine.
Personalistrateegia või personalijuhtimise strateegia koondab endas ettevõtte või organisatsiooni personalijuhtimise eesmärke, põhimõtteid, tegevusi ja tulemusi. Ideaalis on see kirja pandud ja kõigile kättesaadav, mitte ainult juhi või juhtide peas.
Strateegia loomise ja elluviimise edukus sõltub reaalsuses tihedast koostööst ettevõtte juhtkonna, osakonnajuhtide ja töötajatega. See ei saa olla lihtsalt mingi fail, vaid peaks olema paindlik ja pidevalt kohandatav vastavalt muutuvatele äri- ja tööjõuvajadustele.
Üldjuhul vastutab suuremates organisatsioonides HR strateegia väljatöötamise, rakendamise ja jälgimise eest personalijuht, kuid sageli eriti väiksemates organisatsioonides seda inimest ei ole ning see teema on tegevjuhi töölaual. Sellisel juhul tasub kaasata personalijuhtimise partner väljastpoolt maja, kes aitab asjad läbi mõelda ja töötada ning vajadusel toetab ka hiljem elluviimise juures.
Mis peaks kindlasti sisalduma personalistrateegias?
1. Personalistrateegia seos üldiste eesmärkidega
Kuidas on personalijuhtimise eesmärgid seotud organisatsiooni üldiste eesmärkidega?
Tulenevalt ettevõtte olukorrast ja tulevikuplaanidest ning eesmärkidest peab personalijuhtimine seadma oma eesmärgid. Kui organisatsioon on kiirete muutuste faasis, siis võib eraldi välja tuua prioriteedid näiteks aasta ja kolme aasta (või stabiilsema tegevusvaldkonna puhul kolme ja viie aasta) perspektiivis.
2. Mõõdikud ja võtmenäitajad (KPI-d)
Mille alusel mõõdetakse strateegia ning eesmärkide saavutamise edukust?
Samuti peaks olema HR strateegias kirjeldatud, kuidas nende eesmärkide saavutamist mõõdetakse ja jälgitakse. Ehk millised on konkreetsed ja mõõdetavad võtmeindkaatorid (KPId) personalijuhtimise erinevatele valdkondadele (värbamine, arendamine, motiveerimine, hindamine, tasustamine, töökeskkond, kommunikatsioon jne).
3. Väärtuste ja kultuuri kirjeldus
Millised on organisatsiooni kultuur ning põhiväärtused?
Personalistrateegias võiks olla kirjeldatud, milline on olemasolev (ja soovitud) organisatsioonikultuur ja ning kuidas väärtused väljenduvad töökeskkonnas, suhtlemises, otsustamises ja käitumises. Selgelt kirjeldatud (soovitud) kultuur aitab kujundada sobivat meeskonda ning kui meeskond on kultuuri ja väärtustega kooskõlas, on tõenäoliselt vähem konflikte ning inimesed suunavad oma jõupingutused ühiste eesmärkide saavutamiseks.
4. Olemasolevate personalijuhtimise süsteemide ja protsesside analüüs
Millised on kasutusel olevate HR süsteemide ja praktikate tugevused ja nõrkused?
Analüüsida tuleks, kuidas vastab personalijuhtimise korraldus organisatsioonis selle vajadusele ja eesmärkidele. Süsteemi tugevused aitavad üldjuhul tõsta töötajate tulemuslikkust ja lojaalsust. Nõrkused aga ei lase olemasolevat potentsiaali maksimaalselt ära kasutada ning sageli panevad inimesi organisatsioonist lahkumise peale mõtlema. Esmase hinnangu personalijuhtimise süsteemide „tervisele“ saab teha HR auditiga.
5. Personaliga seotud riskid ja ohud
Millised on potentsiaalsed riskid ja ohud, mis võivad takistada soovitud tulemuste saavutamist või tegevuste edukat elluviimist?
Ei piisa ainult enda süsteemide hindamisest, vaid tuleks vaadata ka väljapoole ning analüüsida, mida konkurendid teevad, mis piirkonnas parasjagu toimumas on jne. Lisaks riskide kaardistamisele ja tõenäosuse hindamisele, tuleb mõelda ka sellele, kuidas olulisi ohte ennetada või leevendada. Võimalike negatiivsete stsenaariumite kõrval tasub tähelepanu pöörata ka võimalustele, mida saab ära kasutada.
6. Sihtgruppide kirjeldused
Milliseid sihtgruppe peavad personalijuhtimise tegevused silmas pidama?
Kõige lihtsamalt võib öelda, et igal organisatsioonil on sisemine sihtgrupp ehk olemasolevad töötajad ning välimine ehk tulevased või endised töötajad, kuid tegelikult on see pilt palju keerukam. Üks viis paremini mõista ja rahuldada sihtgrupi vajadusi, motivatsiooni, eesmärke ja ootusi, on kirjeldada olulisi sihtgruppe persoonadena ehk fiktiivsete inimeste fiktiivsete iseloomustusena (kirjeldades demograafilisi andmeid, haridust, kogemust, oskusi, isiksust, huve, väärtusi, käitumist jne).
7. Personaliga seotud kommunikatsioon
Millised on edastatavad sõnumid nii sisemistele kui välimistele sihtgruppidele?
Kui sihtgrupid on piisava detailsusega kirjeldatud, on lihtsam ka kohandada neile sobilikke kommunikatsioonisõnumeid ja kanaleid, mille kaudu nendeni jõuda. Oluline osa kommunikatsioonist peaks olema ka organisatsiooni väärtuspakkumine ehk lubadus, mida organisatsioon pakub oma töötajatele vastutasuks nende panuse ja pühendumuse eest organisatsioonile.
8. Tegevused eesmärkide elluviimiseks
Millised on konkreetsed tegevused, mida rakendatakse personalijuhtimise erinevate valdkondade arendamiseks ja parendamiseks?
Tegevusplaani koostades tuleks mõelda erinevatele personalijuhtimise valdkondadele nagu personaliplaneerimine, värbamine, sisseelamine, motiveerimine, arendamine, tulemuste juhtimine, hindamine, kommunikatsioon, töökeskkond, seadusandlus, tasustamine, rahulolu hoidmine jne. Vahel võib olla vajalik luua mõnele olulisemale valdkonnale täiendav strateegia (nt. tööandja brändingustrateegia, värbamisstrateegia vms).
9. Tegevuskava, vastutus ja ressursid
Milliseid tegevusi hakatakse ellu viima eesmärkide saavutamiseks ning kes on nende eest vastutavad?
Plaanid võivad küll olla ilusad, kuid tegevuste elluviimiseks on vaja erinevaid ressursse nagu inimesed, aeg, finantsid, materjalid, tehnoloogia jne. Lähtuvalt strateegiast ja seal määratud prioriteedidest (kuid sellest eraldiseisvalt) tasub luua ka lühikese perspektiivi detailsem tegevustekava, koos konkreetsete tähtaegade ja tegevuste eest vastutajatega, mille realiseerimist võiks vähemasti kvartaalselt jälgida.
10. Hindamissüsteem
Kuidas personalistrateegia elluviimise edukust hinnatakse ja kuidas sellest antakse tagasisidet nii juhtidele kui ka töötajatele?
See on oluline osa strateegia pidevast täiustamisest ja kohandamisest vastavalt muutuvatele vajadustele ja tingimustele. Üks olulisim punkt on regulaarsus, millega strateegiat üle vaadatakse ja analüüsitakse, kuidas tegelikud tulemused vastasid eesmärkidele, mis seati. Kas saavutati soovitud tulemused? Kui “ei”, siis mis olid põhjused?
Kuidas on seis Sinu organisatsioonis?
Vahel on nii, et organisatsioonis ei ole küll otseselt personalijuhtimise strateegiat kui ühte dokumenti, aga kõik või enamik neid teemasid on läbi mõeldud ja võib-olla isegi erinevates kohtades kuskil kirjas. Selles olukorras on juba lihtsam olemasolevat personalistrateegiaks koondada.
Siin on hea võimalus mõelda, mitmele teemale kümnest saad Sina „linnukese“ juurde teha, kas see on organisatsioonis läbimõeldud ja kirja pandud?
- Personalijuhtimise eesmärkide seos organisatsiooni eesmärkidega
- Personalijuhtimise mõõdikud ja võtmenäitajad
- Organisatsiooni väärtuste ja kultuuri kirjeldus
- Olemasolevate HR süsteemide ja protsesside analüüs
- Personaliga seotud riskid ja ohud
- Personalijuhtimise sihtgruppide kirjeldused
- Personaliga seotud kommunikatsioon
- Personalijuhtimise tegevused
- Personalijuhtimise tegevuskava, vastutus ja ressursid
- Personalijuhtimise edukuse hindamine
Keda kaasata personalistrateegia väljatöötamisse?
Üldjuhul on personalijuhtimise strateegia loomise eestvedajaks organisatsioonides personalijuht, kes peaks selleks omama head arusaama organisatsiooni üldistest eesmärkidest ja vajadustest, et kujundada strateegia, mis neid eesmärke toetaks.
Kuna strateegia peab olema tihedalt seotud ärieesmärkidega, peaksid strateegia kujundamisse organisatsiooni olema kaasatud tegevjuht ja juhtkond. Nemad saavad anda sisendi, milliseid on personalialased vajadused ja väljakutsed, millega nad silmitsi seisavad.
Igas ettevõttes võivad erinevad osakonnad ja ärifunktsioonid omada erinevaid personalieesmärke või vajada erinevaid taktikaid. Seetõttu on oluline kaasata osakonnajuhid ja ka nende meeskonnad, et tagada, et personalistrateegia vastaks ka nende vajadustele.
Strateegia koostamisel tuleks kaasata ka töötajaid, sest nende tagasiside võib olla hindamatuks sisendiks strateegia täiustamisel ja rakendamisel.
Samuti tasub kaaluda väliste personalijuhtimise konsultantide kaasamist, eriti kui organisatsioonis ei ole vajalikke teadmisi või oskusi või ka ajalist ressurssi, et kujundada ja hiljem rakendada personalistrateegiat.
Kõike ei pea ise tegema 🙂 Võta julgesti ühendust, kui vajad abi personalistrateegia või mõne selle osa väljatöötamisega.
Seotud teenused:
- Personalistrateegia koostamine
- Personalijuhtimise audit
- Kultuuriuuring
- Väärtuste väljatöötamine
- Personalijuhtimise konsultatsioonid
- Tööandja bränding
