Päris paljud juhid pöörduvad meie poole „murega“, et peaks vist ühe või teise töötaja välja vahetama. Kui küsida „miks?“, siis vastuseks saame, et kõnealune inimene ei vasta päris nendele ootustele, mis juhil on. Ja kui küsida „kas oled temaga põhjalikult oma ootustest rääkinud?“, siis paraku vastatakse liiga sageli et „ei“ või „mitte just päriselt“ vms.
Ehk viga, mida juhid sageli teevad – jätavad oma ootused selgelt läbi rääkimata või viivitavad selleteemaliste vestluste läbiviimisega.
Vahel juhid pigem ootavad, et meeskonnaliikmed ise aimaksid, mida nad valesti teevad, mida ja kuidas teisiti tegema peaks või teaksid, kus arenema peaks. Jah, tihti on nad samal või sarnasel ametikohal töötanud (ilmselt on nad just selle pärast ka meeskonda valitud), kuid nad ei ole iialgi täpselt sama juhi alluvuses töötanud, mistõttu ei saa eeldada, et ta loeks juhi ootusi „õhust“. Ootamine, et inimene ise saaks aru, on väljavahetamise kõrval teine suhteliselt ebaefektiivne lahendus.
Juhi üks kõige olulisemaid ülesandeid on oma meeskonnaliikmete juhtimine viisil, mis võimaldaks viimastel oma parimaid võimalikke tulemusi ja potentsiaali saavutada.
Regulaarne rääkimine peaks olema esimene mõte, mis juhil oma meeskonna tulemuslikkusega seonduvate probleemide korral pähe hüppab. Üks ülioluline element selle juures on selge ootuste kommunikatsioon ning nende saavutamiseks vajalike tegevuskokkulepete sõlmimine töötajaga.
Vestluste kaudu on võimalik saada südamerahu ja kindlustunnet, kas ja kuivõrd võimekad tegelikult su meeskonnaliikmed on. Ja kui on tõesti tegemist olukorraga, kus inimene ei sobi oma ametikohale, on kaotanud motivatsiooni või soovib oma karjääriteel mõnes teises suunas liikuda, siis hakata mõtlema rollide ümberjaotamise peale või ta organisatsioonist välja juhatada.
Rahulolematuse korral tegutse
Pettumus tekib siis kui ootused on suuremad kui reaalsus.
Reaalsus < ootus või ettekujutus => pettumus
Kui töötaja tulemused ei vasta ootustele, siis on tihti vaja viia läbi üks või mitu sageli päris ebamugavat tagasisidevestlust. Samas üks asi on anda tagasisidet, mis ei tööta, mille osas on rahulolematus jne. Teine asi on selle kõrvale selgelt kommunikeerida, milline on soovitud tulemus, mis selle asemel peaks olema.
Üldiselt võib jagada rahulolematuse töötaja töösoorituse osas kolme punkti alla. Ei olda rahul inimese:
- töötulemustega – töötaja ei saavuta mingeid soovitud tulemusi, mis on otseselt seotud tema töö sisuga;
- tööstiiliga – töötaja ei tee tegevusi sellisel viisil, mis on juhi nägemuses sobiv;
- arengu kiirusega – töötaja ei omanda tööks vajalikke oskusi või harjumusi kiirusel, mis on juhi nägemuses ootuspärane.
Suuremates organisatsioonides, kus samal ametikohal on palju inimesi, siis tasub mõelda ka hindamissüsteemide loomise ja kompetentsimudelite kasutamise peale, et oleks lihtsam ja objektiivsem töötaja töösooritust hinnata.
Kui avastad, et juba mitmendat korda mõtled mõne inimese töösoorituse peale, siis ära lükka omavahelist vestlust enam edasi. Mida varem seda parem! Ja parem hilja, kui üldse mitte. (Eriti kui on tegemist uue töötajaga, sest kuigi ta ehk tajub juhi rahulolematust, on tal uue inimesena raske ise selleteemalist vestlust algatada.)
Pigem ad hoc kui post hoc
Põhjus, miks tihti töösoorituse ja ootuste kommunikeerimisega seotud vestlusi edasi lükatakse on see, et asi ei tundu juhi jaoks veel piisavalt kriitiline. Midagi otseselt halvasti ei ole, aga hästi ka ei ole. Tegelikult peaksid ootuste ja tulemuste teemalised vestlused olema ennetuslikud ja juhtimistegevustesse sisse integreeritud süstemaatiliselt, mitte kasutatavad siis, kui probleemid juba kriipima hakkavad.
Kindlasti peaksid olema vestlused planeeritud uue töötaja sisseelamisperioodiks. Aga reaalsuses vajavad ka kogenud meeskonnaliikmed regulaarseid tulemusvestluseid ning neid tasub pidada ka siis, kui sooritusega on kõik hästi. Hea tagasiside on töötajale tunnustus ja kasulik on ühiselt mõelda, kuidas saaks veel paremini 😉
Hästi läbiviiduna ootuste kommunikatsioon:
- suurendab pühendumust,
- vähendab pettumust ja frustratsiooni,
- ennetab ja lahendab sooritusega seotud probleeme,
- võib aidata vähendada töötajate voolavust,
- suurendab jagatud arusaama eesmärkidest,
- aitab seada prioriteete tegevustes,
- ennetab üksteise valestimõistmist,
- vähendab konflikte,
- suurendab inimeste vastutustunnet,
- suurendab rahulolu oma töötajatega,
- annab tunde, et oled ise teinud endast oleneva.
Mida on vaja, et ootuste kommunikatsioon hästi läbi viia:
- Mõtle läbi ja sõnasta oma ootused.
- Too näiteid reaalsetest olukordadest.
- Selgita miks need ootused on olulised.
- Analüüsi töösooritust (soovituslikult varasemalt kokkulepitud kriteeriumitest lähtuvalt).
- Anna piisavalt tagasisidet (hoides kriitilise ja positiivse tagasiside õiges tasakaalus).
- Peegelda ise ja palu teisel osapoolel peegeldada räägitust arusaamist.
- Seadke ühiselt (mõõdetavad) eesmärgid.
- Tehke kokkulepped järgmiseks perioodiks.
- Planeerige tegevussammud ja vajadusel ressursid nende saavutamiseks.
- Küsi töötaja ootusi endale vajamineva toetuse ja aja osas.
Kui oled suutnud ootuste kommunikeerimise enda töö olemuslikuks osaks kujundada, siis ühel hetkel avastad, et Sul ongi meeskonnas suurepärased inimesed, kes teevad isegi rohkemgi, kui Sa oskasid oodata.
