Väga paljudes organisatsioonides ei ole selgelt paika pandud süsteeme, kuidas personaliuuringuid läbi viia ning tihti pole ka inimest, kelle rolli juurde nende korraldamine kuuluks. Nii tegelevad mõnes ettevõttes sellega juhid ise, aga sagedasemalt sekretärid või kontoriassistendid või siis jäetakse need üldse tähelepanuta.
Teadlikkus erinevatest võimalustest uuringute osas on väikese- ja keskmise suurusega organisatsioonides pigem madal. Tihti võetaksegi neid kui lihtsalt rahulolu-uuringuid, samas tegelikkuses on võimalused palju avaramad.
Enne uuringu tegemist
Eesmärk
Kõige olulisem on teada, mis eesmärki personaliuuring täidab. Sageli me saame ühe uuringuga vastuseid mitmele küsimusele, kuid teades, milline on peamine uuringu läbiviimise eesmärk saame valida uuringu tüübi ja koostada sobilikud küsimused.
- Kas me tahame tead, kuidas inimesed ennast tunnevad?
- Kas me soovime saada tagasisidet olemasolevale süsteemile?
- Kas me soovime saada infot, et parandada organisatsioonis mingeid protsesse?
- Kas me soovime kaasata kolleege töötajate hindamisprotsessi?
Enne kõiki neid küsimus tuleks veel küsida kõige tähtsam küsimus: Kas me teeme seda “linnukese” pärast? Kahjuks puutume oma töös ikka sageli veel sellega, et töötajate uuringuid viiakse näiteks läbi selle pärast, et ISO nõudeid täita või keegi tahab oma lõputööd mõnel teemal kirjutada (viimane on väga hea võimalus, kui see ühtib organisatsiooni huvide ja plaanidega).
Planeerimine
Suuremahuline personaliuuring tasub planeerida ajale, mil ei ole liiga suurt koormust. Kui on näiteks teada, et kuu lõpp on aruannete või muude protsesside tõttu ettevõttes eriti kiire, siis tasub oodata kuni normaalne töörütm on jälle käes ja uuring siis läbi viia.
Kommunikatsioon
Kõikvõimalike uuringute puhul on väga oluline roll kommunikatsioonil. Kui me eeldame ja ootame töötajatelt, et nad vastaksid, siis üks esimesi asju, mida nemad selle läbiviijatelt ootavad on info. Info selle kohta, miks seda tehakse, millal, kuidas, kes analüüsib, mis tulemustega peale hakatakse jne. Seetõttu on oluline ka kommunikatsioon juba kohe uuringu läbiviimise protsessi sisse planeerida.
Andmete kogumine
Küsimuste koostamine
Personaliuuringu tulemuste väärtuslikkus sõltub väga suuresti küsimuste kvaliteedist. Küsimuste koostajal peaks olema väga selge nägemus, mida ta täpselt soovib iga küsimusega saavutada ja mida selle hiljem saadud infoga peale hakata.
Kirjalike mahukate ankeetküsimustike tasub kasutada vähemalt osaliselt valikvastustega või skaalaküsimusi. Neid saab hiljem hõlpsasti statistiliselt analüüsida. Küsimusi, mis eeldavad pikemaid avatud vastuseid, tasub kasutada kirjalikes küsimustikes pigem mõõdukalt.
Vastuste kogumine
Kvantitatiivseid ehk ankeedipõhiseid uuringuid tasub läbi viia elektrooniliselt. Praegu on nii palju erinevaid uuringute veebikeskkondi alates Google Formsist ja Microsoft 365 Formsist, kuni uuringutele keskendunud lahendusteni nagu QuestionPro või SurveyMonkey jpt. Need hõlbustavad oluliselt andmete sisestamise protsessi ning pakuvad teatud määral vajalikku andmeanalüüsi lahendust. Ja isegi kui osa inimesi täidab ankeete paberil (näiteks tootmisettevõtetes), siis on lihtsam neid ankeete sisestada otse veebirakendusse.
Kvalitatiivsete uuringutega on asi keerulisem. Intervjuude puhul ei pääse me üleskirjutamise ja kokkuvõtete tegemise tööst. Sageli näiteks (grupi)intervjuusid ka salvestatakse, et oluline info kaduma ei läheks. NB! Selleks on vaja igal juhul osalejate nõusolekut. Üldiselt ei ole vaja teha vestluste sõna-sõnalisi mahakirjutisi, vaid oluline on kokkuvõte ja peamised ettepanekud, ideed välja tuua, et nendega oleks võimalik pärast edasi töötada.
Ka hinnangu-uuringute puhul soovitame kasutada digitaliseeritud lahendusi, kuid nende küsimustike koostamine võib olla juba natuke keerulisem ülesanne, mille puhul tasub esmakordsel kavandamisel küsida abi spetsialistidelt.
Üks väga sagedasi arvamusi on, et personaliuuringud peavad olema tingimata anonüümsed. Eelnevat teksti lugedes on selge, et teatud uuringute puhul me ei saagi anonüümsusest rääkidagi (näiteks sisseelamisprotsessi tagasiside või ettepanekute kogumine intervjuude käigu või lahkumisintervjuud jne).
Palju sõltub ka organisatsioonikultuurist. Üldiselt öeldakse, et anonüümselt väljendavad inimesed rohkem oma tegelikke mõtteid. Juhul kui organisatsioon on pigem autokraatlik ja inimestes on aimata hirmu, siis on kindel soovitus kasutada anonüümse kirjaliku küsitluse formaati. Samas kui sisekliimat iseloomustab avatud tagasiside ja ettepanekute kultuur ning inimesed on väga altid oma mõtteid välja käima, siis ei ole anonüümsus nii oluline.
Pärast andmete kogumist
Analüüs
Kogutud andmed ise ei anna veel mingit infot, vaid seda saab nende analüüsimisest, kokkuvõtete tegemisest ja järelduste tegemisest. Sageli jääb kvantitatiivsete uuringute tegelik potentsiaal kasutamata, sest andmeanalüüs tehakse pinnapealselt ning mitmed seosed jäävad märkamata. Personaliuuringute avatud küsimuste vastuste analüüsimisel ei ole enamasti otstarbekas mingeid väga teaduslikke analüüsimeetodeid kasutada, vaid oluline on teha põhjalik kokkuvõte. Alles siis saab teha sisulisi järeldusi. Üldiselt oskavad spetsialistid anda uuringutulemuste analüüsi alusel juba ka konkreetseid soovitusi, mida ettevõte saaks teha, et antud olukorras edasi areneda.
Tegevusplaan
Ideaalis peaks järgnema uuringule reaalsete sammudega tegevusplaan. Kõiki aspekte ei ole üldiselt mõistlik korraga parandama hakata (eeldusel, et on mida parandada). Oluline on valida mõned prioriteedid, kuhu aja ja sageli ka rahalisi ressursse organisatsioonil mõistlik suunata oleks. See kehtib ühtemoodi nii rahulolu-, tagasiside- ja hinnangu-uuringute puhul ning pea alati tuleb erinevatest ettepanekutest teha valikuid, sest kõike ei ole võimalik ega ka mõistlik ellu rakendada.
Kõige halvem, mida peale uuringu läbiviimist on võimalik teha, on see, et tulemused pannakse kuskile sahtlisse ja mitte midagi ei juhtu. Nii jääb uuringus osalejatele tunne, et nende arvamus ei ole tähtis, see oli ainult näiline kaasamine või et ettevõte ei hooli nende heaolust. Selline pettumus sillutab teed selleni, et järgmiste sarnaste uuringute või tagasiside küsimiste korral ei ole inimesed enam valmis oma mõtteid jagama, mõeldes “Nagunii ju midagi sellest ei muutu!” Ja siis on vaja uuesti pingutada, et nende usaldust taasvõita.
Kommunikatsioon
Nii nagu kommunikatsioon on oluline uuringule eelnevalt, on see väga oluline ka peale seda kui tulemused kokku kogutud. Inimeste jaoks on oluline teada, et nende mõtted, ettepanekud, tagasiside ei ole kadunud kuskile “musta auku”. Nad tahavad teada, mis nende tulemustega edasi toimub, mis selle tulemusena muutub, millised on edasisided sammud, kuidas see neid mõjutab jne. Ka see on otsus, kui otsustatakse uuringu tulemuste alusel mitte midagi muuta.
Personaliuuringu tegemine samm-sammult
Kokkuvõttes on võimalik tuua välja kaheksa sammu personaliuuringu läbiviimisel:
- Tea, mis uuringut organisatsioonis vaja on
- Mõtle läbi ajaplaan
- Koosta küsimused või otsi nende koostamisel abi spetsialistidelt
- Kommunikeeri uuringu eesmärki ja protsessi töötajatele
- Kogu andmed kokku
- Analüüsi tulemusi ja tee järeldused
- Võta vastu vajalikud otsused ja planeeri selleks vajalikud tegevused
- Kommunikeeri tulemused töötajatele
