Iga juht unistab meeskonnast, kus hammasrattad jooksevad õlitatult ja kõik toimib nagu üks korralik kellavärk. Töötajad on avatud, sõbralikud ja head suhtlejad. Projektid saavad edukalt ja õigeaegselt lõpule viidud, kõik teavad oma rolle ja kohustusi. Kommunikatsioon on igati paigas. Küsimusi küsitakse alati vabalt ja neile vastatakse õigeaegselt ja arusaadavalt. Kliendid on rahul, tulemused kajastuvad käibes, kõik on õnnelikud. Kõlab ideaalselt?
Me teeme sageli oma klientide juures rahulolu-uuringuid, kus üheks teemaks on alati ka kommunikatsioon, mis on igasuguse äritegevuse ja edu lahutamatu osa. Sellist ideaali nagu sissejuhatuses kirjeldatud, näeme harva, aga mis on vahva, on see, et peaaegu alati on töötajatel endil pakkuda ideid, kuidas nende ettevõttes kommunikatsiooni osas asjad paremini toimiks. Tihti seisnevad töötajate ootused pisikestes muudatustes, nii et tunne ainult huvi! Panime kirja 6 lihtsat võimalust, millest juhina juba täna alustada, et ideaal kinni püüda 🙂
1. Võta kasutusele “avatud ukse poliitika”
Avatud uks (sõnaotseses mõttes) tekitab töötajates kindlustunde, et nad võivad Sinu uksest siseneda ja oma küsimusi, ideid või muresid esitada. Nii mõnigi väärtuslik mõte võib minna kaduma, kui ettevõttes on tavaks, et “õige aeg” ideede esitamiseks on kord nädalas koosolekul. Suletud uks annab aga vastupidise signaali ja tekitab paratamatult tunde, et praegu ei ole õige hetk oma juhti tülitada. Seega, lihtne nipp – kõrvalda enda ja töötajate vahelt füüsiline takistus ja ongi tehtud esimene samm, et kommunikatsioon paraneks. Pea meeles, et see, kui rahul on töötajad kommunikatsiooniga enda ja juhtide vahel, mõjutab otseselt nende töörahulolu, tulemusi ja pühendumist.
2. Väljendu konkreetselt, aga sõbralikult
See on juhile üks keerulisemaid ülesandeid ja sageli vajatakse selle oskuse arendamises ka välist tuge, sest kust täpselt jookseb piir sõbralikkuse/familiaarsuse/ehmatava konkreetsuse ja hämamise vahel? Juhi hea väljendusoskus ja konkreetsus on võtmetähtsusega ennekõike näiteks töötajatele ülesannete jagamises, sest keegi ei saa olla tõhus, kui lähteülesanne ja vastutus on ähmased. Seega, veendu, et annad endast eneseväljenduses maksimumi (mitte ei eelda, et seda või teist ju teatakse niigi) 🙂 ja Sinu töötajad teavad projektide ulatust, eesmärke ja seda, mida neilt oodatakse.
Selge eneseväljendus on täpselt sama tähtis ka kirjalikus suhtluses, nii meilides kui näiteks tootmisettevõtetes, kus toimub vahetustega töö ja on seniajani tavaks, et olulised teavitused pannakse teadetetahvlile. Sellise kommunikatsiooniviisi kasutamisel, kus inimhäält ei ole mõtteid saatmas, on eriti oluline, kuidas on miski sõnastatud ja millisena see inimestele teadvusesse jõuab.
3. Tehke koos asju, mis on fun
Selleks, et meeskonnal tekiks või säiliks meie-tunne ja soov ühiste eesmärkide nimel pingutada, tuleb koos teha midagi toredat. Meeskonnatöö tugevdamiseks ei pea tingimata kasutama kulunud harjutusi või rollimänge. Hoopis lihtsam on minna majast välja põgenemisruumi, mis on alati lõbus, mitteametlik ja julgustab inimesi omavahel avatumalt suhtlema. See omakorda julgutab inimest oma tööalaseid muresid ja rõõme kolleegidega jagama, mis on ka üks oluline tööstressi maandaja.
4. Arutage suhtluskanalite ja -viiside üle
On selge, et erinevad projektid eeldavad erinevaid suhtluskanaleid ja -viise: kaugtöö puhul videokõned, majasisestes projektides koosolekud jne. Nii ka inimesed Sinu meeskonnas, sest mitte igaüks ei eelista samadel viisidel suhelda – nn. visuaalsed inimesed eelistavad rohkem e-kirju ja pilvepõhist viisi, teised aga haaravad rohkem kuulates ja toimivad tõhusamalt telefonikõnede ja kohtumiste najal. Selleks, et meeskonnasuhtlus oleks tasemel, tuleks suhtluskanalid, -viisid ja -vormid ning nende tõhusus üle vaadata, kaardistada ja kui vähegi võimalik, arvestada töötajate individuaalsete vajadustega, mis annab jällegi tunde, et nad on väärtustatud ja olulised.
5. Küsi arvamust – kasvõi anonüümselt
Kuitahes ausad ja avatud ühe meeskonna suhted ka ei oleks, stressirohketel ja kiiretel aegadel võivad ikkagi pinnale ujuda pinged. Meie soovitus on aegajalt teha oma meeskonnas nn restart – anonüümne uuring. Käsitlege uuringus kõiki muresid, mida teate ja jätke ruumi neile muredele, millest te ei tea. Kutsuge inimesi anonüümselt oma arvamust avaldama. See on äärmiselt tänuväärne infoallikas ja aitab ennetada nii mõndagi tulekahju.
6. Kaasa majaväliseid inimesi
Alati on hea mõte kaasata majaväliseid inimesi, kes näevad olukordi kõrvaltvaataja pilguga. Üks korralik kommunikatsioonitreening võib anda väga häid nippe meeskonnasuhtluse parandamisel. Treening ei pea hõlmama ainult elementaarseid suhtlemis- ja kuulamisnippe. Näiteks võib abi olla sellest, kui Sinu töötajad teadvustavad teineteise kommunikatsioonistiile ja oskavad nendega kohanduda (loe rohkem siit). Või miks mitte anda oma töötajatele rohkem teadmisi juhtimis- või esinemisoskustest 🙂
Igaljuhul, nii mõnedki nendest nippidest on täiesti tasuta, aga samas hindamatu väärtusega. Liikudes kasvõi väikeste sammudega, et saavutada meeskonnas tõhusam kommunikatsioon, on võimalik ära hoida nii mõnedki kulutused. Kui usud, et saame Sind töötajate kommunikatsioonioskuste arendamises aidata, siis võta meiega julgelt ühendust. Aitame hea meelega nõu ja jõuga!
